Metoda 5S w logistyce wewnętrznej, a zarządzanie jakością

Pracownicy spędzają w obiekcie logistycznym niemal cały dzień, dlatego – aby zapewnić im bezpieczne warunki, a jednocześnie zmaksymalizować ich wydajność – ważna jest optymalna organizacja miejsca pracy. Jedną z metod wspierających zarządzanie jakością, przyczyniającą się do lepszej organizacji obiektu, a w efekcie obniżenia kosztów operacyjnych przy jednoczesnym podniesieniu poziomu działań logistycznych jest technika 5S.

Czym jest i na czym polega metoda 5S? W jakich obszarach w magazynie ją wdrożyć i jak stosować, by uzyskać największe korzyści? O tym będzie ten wpis – zapraszamy do lektury.

Co to jest metoda 5S w logistyce magazynowej ?

5S to filozofia zarządzania wywodząca się z japońskiego podejścia do kierowania jakością i efektywnością. Polega na optymalizacji działań logistycznych, eliminacji zbędnych materiałów na stanowisku pracy i przykładaniu większej (u)wagi do czynności porządkowych. To miarodajne narzędzie pomagające kontrolować jakość i wydajność czynności, używane do poprawy i koordynacji poszczególnych procesów intralogistycznych.

Założenia metody 5S bazują m.in. na praktyce ujednolicenia obowiązujących norm, przepisów i instrukcji, skutkujące ich symplifikacją, a w następstwie – usprawnieniem przepływu pracy. Dzięki temu osiągalne staje się stworzenie zorganizowanego magazynu – wydajnego oraz bezpiecznego dla ludzi i przechowywanych towarów.

Pięć liter strategii 5S odzwierciedla pięć zasad-kroków, które odpowiednio wdrożone przyczynią się do powstania ergonomicznego i wydajnego środowiska pracy, a są to: sortowanie, systematyzowanie, sprzątanie, standaryzacja i samodyscyplina.

Na czym polega metoda 5S?

W logistyce i zarządzaniu magazynem 5S to zbiór wskazówek dotyczących osiągnięcia i utrzymania ładu i porządku oraz wytyczne na temat ciągłego doskonalenia efektywności każdej ze stref magazynu. Poniżej prezentujemy szczegóły zasad i sposoby ich stosowania:

• sortowanie (Seiri) – koncentruje się na eliminacji zbędnych lub niewykorzystanych materiałów ze stanowiska pracy, selekcji narzędzi oraz porządkowaniu instrukcji i dokumentacji technicznej w taki sposób, żeby nie utrudniać pracownikom wykonywania ich obowiązków,
• systematyzacja (Seiton) – polega na porządkowaniu przedmiotów w taki sposób, by każdy miał swoje określone miejsce z łatwym dostępem, może obejmować też grupowanie sprzętu według ich podobieństwa oraz zastosowaniu czytelnego oznakowania magazynu, natomiast segregowanie ma na celu redukcję czasu poświęconego na szukanie potrzebnych do pracy narzędzi i lepszą orientację pracowników w przestrzeni obiektu,
• sprzątanie (Seiso) – faza czyszczenia dotyczy głównie utrzymania porządku, ale zakłada także systematyczną obserwację i konserwację sprzętu; te działania pomagają zauważyć problem czy usterkę wcześniej, tak, by nie spowolnić głównego procesu: produkcji, transportu lub przetwarzania zamówienia,
• standaryzacja (Seiketsu) – ten krok zakłada opracowanie zrozumiałych wzorców normatywnych, zapewniających ugruntowanie praktyk z poprzednich etapów: utrzymania porządku i systematyzacji; ustalenie zasad wymaga uwagi i regularnej kontroli, by móc podtrzymać dotychczasowe osiągnięcia,
• samodyscyplina (Shitsuke) – to ostatni etap zmian, mający na celu utrzymanie funkcjonalnych praktyk na stałe; tu ważne jest przekazanie pracownikom wartości wynikających z przestrzegania ustalonych standardów oraz wyrażenie elastyczności i gotowości na wprowadzanie adaptacji systemu, na podstawie informacji zwrotnych od pracowników.

Gdzie w magazynie zastosować metodę 5S?

Optymalizacja procesów i poprawa efektywności to ważne zagadnienia nie tylko w przypadku magazynu, ale również z punktu widzenia efektywnego funkcjonowania całego łańcucha logistycznego. W tym wpisie jednak skupmy się na usprawnieniu poszczególnych stref magazynowych – gdzie i w jaki sposób to zrobić, żeby było najbardziej korzystnie?

• obszar przechowywania towarów – zastosowanie jednolitych pojemników i kontenerów, standaryzacja systemów składowania, oznaczenia identyfikujące poszczególne towary, po to, by zminimalizować ryzyko pomyłki i ułatwić szybkie odnalezienie produktów,
• obszar załadunku i rozładunku – wprowadzenie przejrzystych wytycznych i instrukcji oraz utrzymanie porządku w tej strefie ułatwi dostęp oraz wpłynie na zwiększenie bezpieczeństwa pracowników; warto rozważyć implementację rozwiązań automatycznych np. urządzenia zautomatyzowanego Q-Loader, który znacznie podniesie wydajność procesów załadunku i rozładunku, a także ograniczy błędy wynikające z pracy ludzkiej,
• strefa kompletacji – opracowanie standardów pakowania, etykietowania i kontroli towarów ułatwi proces przygotowania zamówienia, ponadto wyposażenie tego miejsca w niezbędne urządzenia ograniczy konieczność przemieszczania się pracowników w celu znalezienia potrzebnych narzędzi, a to z kolei wpłynie na skrócenie czasu trwania tego procesu,
• strefa przyjęcia towaru – organizacja przestrzeni w tym obszarze powinna ułatwić efektywne umieszczanie i identyfikację towarów, a rejestracja dostaw i ocena jakości dostarczonych produktów powinna być jednolita oraz przekazana wszystkim pracownikom podczas cyklicznych szkoleń; znacznym usprawnieniem procesu przyjęcia towaru jest zastosowanie zautomatyzowanych systemów rejestracji tj. skanery kodów SSCC czy technologie RFID, pomocne w tym temacie jest wdrożenie cyfrowego systemu WMS, który znacznie poprawia możliwości monitorowania zapasów magazynowych.

Warto postawić na optymalizację poszczególnych obszarów prac w magazynie. Zastosowanie metody 5S wpływa na bezpieczeństwo pracy, eliminuje bałagan, pomaga w identyfikacji stref zagrożenia oraz podwyższonego ryzyka, ułatwia dostęp do niezbędnych narzędzi pracy, a ponadto zmniejsza zagrożenie użycia niesprawnego sprzętu. Dzięki regulacjom i wytycznym na temat utrzymania porządku możliwe stają się takie korzyści jak: zwiększona jakość obsługi zamówień, szybkość i dokładność operacji logistycznych oraz poprawa stopnia bezpieczeństwa pracy wśród personelu.