20.10.2020

Zapasy magazynowe

Zapasy magazynowe pełnią kluczową rolę w procesach produkcyjnych, sprzedażowych oraz logistycznych. Zapasy gwarantują ciągłość łańcucha dostaw czy też zapewniają oczekiwany przez klienta poziom obsługi. Właściwie zoptymalizowane, uwalniają zasoby przedsiębiorstwa, obniżają koszty operacyjne oraz poprawiają płynność finansową firmy.

Dzięki zapasom magazynowym wyrównujemy przepływ towarów i chronimy przedsiębiorstwo przed zmiennością popytu i podaży. Stanowią one zabezpieczenie przed niepewnością dostaw oraz pozwalają na odnoszenie korzyści zarówno na koniunkturze, jak i na dekoniunkturze cenowej – przyczyniają się do stabilizacji cenowej rynku. Dziś zdefiniujemy zapasy magazynowe, powiemy Wam jakie są rodzaje zapasów, jakie są podstawowe zadania ich optymalizacji oraz wymienimy błędy popełniane w zarządzaniu gospodarką magazynową e-commerce.

Co to są zapasy magazynowe?

Zapasy magazynowe (ang. stock on hand) – określona ilość dóbr materialnych, takich jak wyrób gotowy, półprodukt, surowiec, wprowadzone fizycznie oraz formalnie do magazynu, gdzie odbywa się jego magazynowanie, w celu zaspokojenia potrzeb produkcji lub sprzedaży, poprzez fizyczne i formalne wydanie rzeczowego dobra z magazynu w odpowiednim czasie. Określone w miarach ilościowych lub/i wartościowych.

Zapraszamy do lektury naszego przewodnika logistycznego, gdzie znajdziecie więcej informacji na temat zapasów magazynowych:

Rodzaje zapasów magazynowych

Jak podaliśmy w definicji, zapasy magazynowe obejmują wyroby gotowe, półprodukty, surowce, które będą sprzedawane przez firmę lub zaspokoją potrzeby procesu produkcyjnego. Poszczególne rodzaje zapasów można zdefiniować w następujący sposób:

Wyroby gotowe – wytworzone dobra, które przeszły przez cały proces produkcji i spełniają wszystkie założone standardy jakościowe i technologiczne powalające spełnić oczekiwania klienta. W zależności od miejsca w łańcuchu dostaw, mogą być produktami lub materiałami.
Półprodukty – materiały używane w procesie produkcyjnym do ukończenia gotowych produktów.
Surowce – to niedokończone elementy w procesie produkcyjnym. Mogą zostać odsprzedane klientowi do końcowego przetworzenia lub pozostawione do dalszej obróbki.

W literaturze logistycznej spotykamy podziały zapsów magazynowych według zróżnicowanych kryteriów. Z punktu widzenia naszych rozważań istotne wydaje się być rozróżnienie na:

Zapas minimalny – kluczowy w systemie min-max, gdzie jego uzupełnienie do maksimum następuje po przekroczeniu zdefiniowanej wartości minimalnej.
Zapas maksymalny – wykorzystywany w min-max oraz w modelu uzupełniania opartym na weryfikacji okresowej, w tym zdefiniowany poziomem informacyjnym, maksymalnym oraz zmiennymi wielkościami dostaw.
Zapas bezpieczny – mający na celu zabezpieczenie przedsiębiorstwa przed różnicami w estymacji zapotrzebowania w cyklu dostaw.
Zapas informacyjny – szczególnie przydatny w następujących modelach odnawiania zapasów: min-max, zamówienia weryfikowane według poziomu informacyjnego, zamówienia ze zdefiniowanym poziomem informacyjnym oraz maksymalne i zmienne wolumeny dostaw.

Optymalizacja zapasów magazynowych – podstawowe zadania

Podstawowe zadania optymalizacji zapasów są związane z redukcją poziomu magazynowanych dóbr w celu obniżenia kosztów ich utrzymania. Optymalizacja powinna uwzględniać możliwe wahania popytu związane z sezonowością, peakami sprzedażowymi oraz zaplanowanymi akcjami marketingowymi – może być przeprowadzona zarówno w przedsiębiorstwie o profilu produkcyjnym, jak i handlowym.

Zadania związane z optymalizacją zapasów magazynowych to przede wszystkim zapewnienie zdolności operacyjnej wynikające z uwolnienia środków finansowych, ale też dokładna kontrola nad kosztami stałymi i możliwość precyzyjnej estymacji wydatków (zamówienia, koszt surowców czy półproduktów). Przedsiębiorstwo optymalizujące zapasy dąży do większej rentowności oraz maksymalizacji zysku wynikającego z redukcji kosztów.

Optymalizacja powinna uwzględniać zmieniające się warunki rynkowe. Czego efektem jest wyższy poziom obsługi klienta, zwiększenie sprzedaży, utrzymanie kluczowych partnerów przy jednoczesnej redukcji kosztów. Ograniczenie wydatków kosztem utraty wartości jest najczęściej przyczyną błędnego projektowania logistycznego.

Zapasy w magazynach e-commerce – typowe błędy

W tym miejscu nie sposób nie wspomnieć o firmach z branży e-commerce. O logistyce dla e-commerce pisaliśmy wielokrotnie: tutaj, tutaj, tutaj czy też tu. Sprawdź też materiał wideo i zobacz obiekt, jaki mieliśmy przyjemność wyposażać dla firmy ILS:

Firmy e-commerce stoją przed wieloma wyzwaniami, jeśli chodzi o zarządzanie zapasami, a co za tym idzie, zapewnienie zadowolenia klientów, które jest kluczowym czynnikiem warunkującym sukces w tej branży. Przyjrzyjmy się bliżej niektórym typowym błędom, które popełniają firmy e-commerce podczas zarządzania zapasami w szybko rozwijającej się firmie.

Magazyny są krytycznym obszarem prowadzenia działalności na rynku internetowym. Ponieważ front sklepu jest online, od magazynu zależy jak najszybsze dostarczenie zakupionego produktu do klienta. Istnieje jednak wiele przeszkód, które mogą stanąć na drodze przesyłek opuszczających magazyn.

Jeśli magazyn jest zagracony i zdezorganizowany, to personel ma utrudniony bezpieczny i efektywny dostęp do produktów. Magazyn musi utrzymywać wysoki standard czystości i organizacji, aby pracownicy mogli łatwo zlokalizować produkty.

Sam układ magazynu to kolejny problem, z którym często borykają się sprzedawcy e-commerce. Układ magazynu często nie odzwierciedla szybkiej rotacji produktów, które produkty przemieszczają się najszybciej. Półki i alejki muszą być dopasowane do produktów, na które jest największe zapotrzebowanie. Im bliżej strefy wysyłkowej znajdują się te produkty, tym szybciej mogą opuścić magazyn i dotrzeć do klienta.

Drugi problem to tzw. martwe zapasy. Jeśli przedsiębiorstwo oferuje produkty sezonowe lub te z datą przydatności do spożycia – to powstaje duże wyzwanie, jeśli nie jest w stanie ich odpowiednio szybko sprzedać. A martwe zapasy zajmują cenne miejsce na półkach magazynowych.

Kolejny problem wynika z nadmiernej sprzedaży. Teoretycznie, gdy jest popyt na produkty przedsiębiorstwa, to dobrze, o ile firma ma wystarczająco dużo zapasów, aby dopasować do liczby zamówień. Overselling występuje często w określonych sezonach z dużym popytem, takich jak święta, powrót do szkoły, Czarny Piątek czy Cyber Poniedziałek. Sprzedawcy e-commerce muszą upewnić się, że ich poziom zapasów jest wystarczający, a platforma internetowa odzwierciedla to, co faktycznie mają do dyspozycji.

Detaliści powinni dążyć do ustalenia minimalnego i maksymalnego poziomu zapasów dla każdego produktu. Muszą także mieć dobre relacje z dostawcami, aby zapewnić dobrą obsługę klienta i poradzić sobie z dylematem nadmiernej sprzedaży.