Zarządzanie zapasami – przewodnik

Prowadzenie przedsiębiorstwa – niezależnie od branży czy skali działalności – to złożone zadanie, które obejmuje liczne aspekty zarządzania. Jednym z fundamentalnych i krytycznych obszarów przedsiębiorstwa jest jego gospodarka zapasami. Zapasy to nic innego, jak rzeczowe środki obrotowe, które zapewniają przedsiębiorstwu możliwość ciągłości prowadzenia procesów produkcyjnych oraz dystrybucyjnych. W bardziej precyzyjnym ujęciu są to zasoby dóbr określone miarami wartościowymi bądź ilościowymi, które znajdują się w danej lokalizacji i w danej chwili nie są wykorzystywane.

Mądre i przemyślane zarządzanie zapasami pozwala firmom zminimalizować ryzyko przechowywania towarów, które utraciły datę ważności, ograniczyć ryzyko braku komponentów w procesie produkcji czy znacząco podnieść efektywność magazynowania przy jednoczesnej optymalizacji kosztów operacyjnych generowanych przez magazyn. Chcesz dowiedzieć się więcej o metodach i sposobach zarządzania zapasami w logistyce, przemyśle i handlu? Przeczytaj nasz przewodnik o zarządzaniu zapasami.

Zarządzanie zapasami w logistyce

Zarządzanie zapasami w logistyce obejmuje przemieszczanie towarów w obrębie zakładu producenta, przez magazyny dystrybutora, po sieć detaliczną. Zarządzanie zapasami oraz ogólny przepływ towarów w logistyce obejmuje wiele operacji sprowadzających się do m.in.: pakowania, załadunku, kompletacji, transportu, rozładunku, konsolidacji, de-konsolidacji, znakowania, ważenia czy składowania.

Koniecznie przeczytaj nasz przewodnik: Kompletacja w procesie magazynowania

Przedsiębiorstwa działające w branży logistycznej dążą do optymalizowania technik sterowania zapasami. Choć konieczne jest eliminowanie utrzymywanych zapasów generujących dodatkowe koszty składowania, większość przedsiębiorstw musi nieustannie utrzymywać odpowiedni zapas gwarantujący płynność łańcucha logistycznego.

Aby skutecznie zoptymalizować procesy zarządzania magazynami w logistyce, konieczne jest zaimplementowanie nowoczesnych rozwiązań automatyzujących pracę zarówno urządzeń, jak i systemów informatycznych wspierających zarządzanie działalnością logistyczną.

Chcąc zoptymalizować zarządzanie zapasami w logistyce, konieczne jest uprzednie dokładne i metodyczne przeprowadzenie analizy systemu uzupełniania zapasów, metod prognozowania sprzedaży czy zakresu funkcjonalności systemu informatycznego. Nie bez znaczenia jest również odpowiednie sklasyfikowanie towarów własnych, zgodnie z metodą analizy ABC bądź 123, wykonanie wskaźnikowej analizy zapasu oraz oszacowanie wielkości zapasu nadmiarowego.

Metody zarządzania zapasami w logistyce

Sterowanie zapasami wymaga od menadżerów umiejętnego opracowania sposobów na utrzymywanie zapasów, pozycji asortymentowych, wielkości zapasu i zamówień czy średniego czasu składania zamówienia. Nie bez znaczenia jest również specyfika działalności oraz wymagany poziom obsługi klientów.

W branży logistycznej wykorzystuje się wiele metod sterowania zapasami. Wśród najpowszechniej stosowanych należy wymienić metody: ROP i ROC. Przedsiębiorstwa logistyczne do zarządzania logistyką dystrybucji wykorzystują również metody: MRP, DRP, CPFR oraz VMI.

• ROP

Popularną metodą jest metoda stałej wielkości zamówienia, którą nazywa się również modelem poziomu zamawiania ROP (ang. Re-Order Point). Głównym założeniem metody ROP jest odnawianie zapasu w ramach pozycji asortymentowej.

Metoda jest zorientowana na optymalizację zapasów. Istotną cechą metody ROP jest zorientowanie na odnawianie zapasu w kontekście czasu reakcji na zmianę poziomu zapasów. Wielkość zamówienia jest wielkością stałą, która musi być równa ekonomicznej wielkości zamówienia. System stworzony w ramach metody ROP zwiększa lub zmniejsza częstotliwość uzupełniania zapasów na podstawie wielkości popytu.

• ROC

Kolejnym systemem powszechnie wykorzystywanym w logistyce dystrybucji jest metoda stałego okresu zamawiania, określana również jako model stałego cyklu zamawiania lub model poziomu zapasu wyznaczającego moment zamawiania ROC (ang. Re-Order Cycle).

Metoda ROC, jako system również orientuje się na odnawianiu zapasu z pozycji asortymentowej, przy czym jest ona metodą przeglądu okresowego. Wielkość zamówienia w tym systemie jest zmienna i wyznacza się ją na podstawie różnicy między zapasem maksymalnym a aktualnym zapasem dysponowanym.

Sprawdź: Logistyka e-commerce – od czego zacząć?

Zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie produkcyjnym

Powszechnie wykorzystywanymi metodami zarządzania zapasami w przedsiębiorstwach produkcyjnych są analizy ABC oraz XYZ. Strategie oparte na tych dwóch analizach pozwalają przedsiębiorstwom produkcyjnym oprzeć model zarządzania zapasami na zasadzie Pareta (zasada 80/20).

Zgodnie z zasadą Pareta oraz metodyką analiz ABC i XYZ możliwe jest stworzenie dziewięciopolowej macierzy polityki zakupowej niezbędnej do optymalizacji procesu zakupów zapasów.

Analiza ABC – klasyfikowanie wartości zapasów od najdroższych do najtańszych

Metoda ABC polega na organizowaniu procesu magazynowania na podstawie klasyfikacji zapasów pod względem ich wartości na 3 grupy.

• Grupa A: zapasy o największej wartości zużycia i największym zapotrzebowaniu. Zapasy z tej grupy najczęściej stanowią 5-20% asortymentu. Zapasy z grupy A są krytyczne dla systemu zarządzania poziomem zapasów.
• Grupa B: zapasy odpowiedzialne za generowanie średniego przychodu. Zwykle stanowią 15-25% całego asortymentu.
• Grupa C: zapasy o charakterze masowym, które stanowią 60-80% udziału w całości asortymentu. Ich wartość zużycia i zapotrzebowanie na nie są najmniejsze.

Analiza XYZ – klasyfikowanie zapasów na podstawie regularności zapotrzebowania

Metoda XYZ stanowi odwrotność analizy ABC i klasyfikuje zapasy na podstawie regularności zapotrzebowania. Metoda XYZ rozróżnia 3 grupy zapasów:

• Zapasy X – towary generujące duże i regularne zapotrzebowanie.
• Zapasy Y – towary generujące sezonowe zapotrzebowanie.
• Zapasy Z – towary generujące nieregularne i niewielkie zapotrzebowanie.

Macierz 9 kupowanych zapasów

• Materiały AX – bardzo często używane i przynoszące wysokie koszty,
• Materiały AY – często używane i przynoszące wysokie koszty,
• Materiały AZ – rzadko używane i przynoszące bardzo wysokie koszty,
• Materiały BX – bardzo często używane i przynoszące średnie koszty,
• Materiały BY – często używane i przynoszące średnie koszty,
• Materiały BZ – rzadko używane i przynoszące średnie koszty,
• Materiały CX – bardzo często używane i przynoszące niewielkie koszty,
• Materiały CY – często używane i przynoszące niewielkie koszty,
• Materiały CZ – rzadko używane i przynoszące niewielkie koszty.

Przeczytaj: Fulfillment czy własny magazyn e-commerce?

Zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie handlowym

Zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwach handlowych jest jednym z kluczowych elementów generujących koszty, przy czym na szczególną uwagę zasługują zapasy dystrybucyjne.

Zapasy kategoryzuje się wedle ich funkcji na:

• Bieżące – cześć zapasów zużywanych podczas bieżącej działalności przedsiębiorstwa.
• Bezpieczeństwa – chronią przed wahaniami popytu oraz czasu dostawy.
• Sezonowe – są gromadzone i utrzymywane przed sezonem, w którym będzie na nie zapotrzebowanie.
• Promocyjne – gromadzone, aby móc szybko reagować promocje marketingowe.
• Martwe – bezwartościowe z punktu widzenia działalności handlowej przedsiębiorstwa.

Firmy z branży handlowej z powodzeniem mogą stosować metodę analizy ABC i metodę JIT. Niezbędny do prawidłowego kształtowania zapasów będzie także model ROP i ROC.

Sprawdź: Czym jest gospodarka magazynowa?

Popularne metody zarządzania zapasami

Właściwe zarządzanie zapasami oraz utrzymywanie ich na prawidłowym poziomie jest nieodzownym warunkiem optymalnego funkcjonowania przedsiębiorstw logistycznych, produkcyjnych i handlowych.

W przedsiębiorstwach produkcyjnych odpowiedni zapas materiałów jest kluczowy do utrzymania ciągłości produkcji. W przedsiębiorstwach handlowych zapas umożliwia zachowanie ciągłości sprzedaży, a w branży logistycznej utrzymywanie odpowiedniego zapasu stanowi trzon funkcjonowania całego przedsiębiorstwa.

Metoda FIFO – pierwsze przyszło, pierwsze wyszło

Metoda FIFO (ang. First In, First Out – pierwsze przyszło, pierwsze wyszło) polega na obsłudze towarów zgodnie z kolejnością ich przyjęcia. Zgodnie z tą metodą ładunki, które jako pierwsze zostały przyjęte do magazynowania, opuszczają magazyn w pierwszej kolejności.

Metoda FIFO pozwala zminimalizować ryzyko zalegania towarów na magazynie, a jej wdrożenie do struktur firmy jest stosunkowo łatwe. W celu precyzyjnej kontroli FIFO stosuje się regały przepływowe.

Metoda LIFO – ostatnie przyszło, pierwsze wyszło

Metoda LIFO (ang. Last In, First Out – ostatnie przyszło, pierwsze wyszło) jest odwrotnością metody FIFO i opiera się na regule stosu. Oznacza to, że w pierwszej kolejności wydawane są te towary, które jako ostatnie zostały przekazane na magazyn.

Metoda LIFO sprawdza się w przypadku składowania ciężkich ładunków i towarów składowanych w dużych ilościach.

Czytaj: https://wdx.pl/2017/02/07/kilka-slow-o-technikach-skladowania-czyli-fifo-lifo-oraz-fefo/

Metoda JIT – dokładnie na czas

Metoda Just In Time (ang. dokładnie na czas) polega na tym, że towary opuszczają magazyn dokładnie w czasie, w którym są potrzebne. System JIT sprawdza się przede wszystkim w przedsiębiorstwach produkcyjnych stosujących system lean management oraz koncepcję Kanban.

Metoda ta pozwala efektywnie ograniczać koszty związane z magazynowaniem zapasów, ponieważ ogranicza do minimum przechowywane materiały i ładunki.

Model EOQ – ekonomiczna wielkości zamówienia

Model EOQ (ang. Economic Order Quantity) stanowi model ekonomicznej wielkości zamówienia i jest obecnie jedną z popularniejszych metod zarządzania zapasami. Działanie metody polega na tym, że wzrost wielkości zamówienia determinuje wzrost poziomu przeciętnych zapasów, a dalej spadek kosztów tworzenia oraz jednocześnie wzrost kosztów utrzymania zapasów. Pisząc prościej: model EOQ sprowadza się do sprecyzowania optymalnej wielkości zamówienia zapasów, a przez to pozwala zmniejszyć generowane koszty zmienne.

Metoda ta wykorzystywana jest głównie przez małe i średnie przedsiębiorstwa logistyczne, które obsługują niewielką liczbę zamówień.

System MRP – system planowania potrzeb materiałowych

System MRP (ang. Materials Requirements Planning) polega na planowaniu potrzeb materiałowych i służy do racjonalizowania planowania. Zasada działania systemu MRP sprowadza się do pobierania zapasów w momencie, w którym dany produkt pojawił się w odpowiedniej chwili i w pożądanej ilości. System ten wykorzystywany jest głównie przez przedsiębiorstwa produkcyjne.

System MRP dba o zachowanie najniższego dopuszczalnego poziomu materiałów i ułatwia pilnowanie harmonogramu dostaw i zakupów.

System DRP– system planowania dystrybucji

System DRP (Ang. Distribution Requirements Planning) wykorzystywany jest do planowania potrzeb i transportu towarów w całej sieci dystrybucji. Planowanie to odbywa się na podstawie prognozy sprzedaży w poszczególnych jednostkach organizacyjnych.

System planowania dystrybucji DRP umożliwia sprawne monitorowanie i reagowanie na dynamiczne zmiany zachodzące w obszarze rynku zbytu.

Zarządzanie zapasami – podsumowanie

Podsumowując nasz wpis na temat zarządzania zapasami należy zaznaczyć, że ten złożony proces należy rozpatrywać w aspekcie działania całego łańcucha dostaw. Efektywne gospodarowanie zapasami jest nieodłącznym elementem prowadzenia działalności gospodarczej. Obecnie, gdy rynek i zachodzące w nim procesy podlegają automatyzacji, przepływ zapasów staje się procesem wysoce zautomatyzowanym, co sprzyja zmniejszaniu ilości rezerw magazynowych w przedsiębiorstwie i optymalizacji kosztów. Firmy budują przewagę poprzez definiowanie i redukcję słabych stron poszczególnych operacji logistycznych. Przykładem takiej strategii może być system automatycznego załadunku i rozładunku samochodów ciężarowych Q-Loader, który optymalizuję operacje w strefie przeładunku uchodzącej do tej pory za „wąskie gardło” większości dużych obiektów logistycznych.