Czym są zapasy sezonowe – przykłady

Kapitał zamrożony w towarze – tak w skrócie można opisać zapas zgromadzony w magazynie. Warto dodać, że czynność magazynowania rezerw należy obecnie do niezbędnych działań intralogistycznych, choć jest obciążone kosztami, na które składają się głównie wydatki na stworzenie właściwych warunków przechowywania i ochronę. By ograniczyć zbędne nakłady pieniężne, proces ten powinien być stale monitorowany i analizowany. Posiadając szczegółowe informacje na temat przepływu towarów w magazynie wiele firm decyduje się na utrzymanie zapasów sezonowych.

Każde liczące przedsiębiorstwo produkcyjne, czy też handlowe powinno posiadać zapasy zapewniające mu ciągłość wytwórczą i dystrybucyjną. Ciągłość zorientowaną na sytuację bieżącą oraz taką, która uwzględnia zmiany wynikające z popytu sezonowego, czyli takiego, którego wielkość jest charakterystyczna dla konkretnych okresów w roku. W dzisiejszym wpisie skupimy się właśnie na zapasach sezonowych, dowiemy się czym są, przyjrzymy się przykładom takich cyklicznych zasobów, a następnie posiądziemy wiedzę na temat tego w jaki sposób najkorzystniej nim zarządzać. Zapraszamy.

Czym jest zapas sezonowy?

Najprościej rzecz ujmując, termin zapas sezonowy obejmuje wszystkie produkty składowane w magazynie w sposób zamierzony, na które popularność rośnie tylko w pewnych okresach roku. Zapas ten jest tworzony w celu zaspokojenia potrzeb klientów w momencie zwiększonego zainteresowania, a także po to by umożliwić pokrycie czasowo zwiększającego się popytu. Istotą przygotowania tego typu zapasu jest zgromadzenie i utrzymanie danego asortymentu przed sezonem, w którym zacznie się zapotrzebowanie.

Z naszego przewodnika dowiesz się czym są zapasy magazynowe.

Kierowanie ruchem tych towarów wymaga szczególnej uwagi, skierowanej między innymi na kontrolę dat przydatności, optymalizację miejsca magazynowania i dostępności w czasie zwiększonego popytu, czyli ogólnie – sprawnej logistyki w zakresie zaopatrzenia. Brak uwagi w tym temacie może skutkować wstrzymaniem produkcji, przerwami w dostawach zatem brakiem regularności w obsłudze. Ponadto, nie do uniknięcia będą straty ilościowe i jakościowe posiadanych zapasów, a to w tempie natychmiastowym przełoży się na zwiększenie poniesionych kosztów.

Jednym z rozwiązań na uniknięcie tych zaniedbań jest wspomniana wyżej logistyka zaopatrzenia, prowadzona w umiejętny i efektywny sposób przez Supply Chain Managera. Jego praca może być dodatkowo wsparta przez technologie, które na bieżąco i w czasie rzeczywistym przesyłają dane na temat rotacji towarów w magazynie. Pozwala to na dostęp i na stały monitoring zasobów, także zapasów sezonowych przed zbliżającym się peakiem sprzedażowym, czyli momentem wzrostu zainteresowania pewną grupą produktów w określonym czasie.

Kim jest Supply Chain Manager i z jakich narzędzi korzysta? Sprawdź tutaj.

Przykłady zapasów sezonowych

Tworzenie zapasów w magazynie wiąże się z poniesionymi i czasowo zablokowanymi nakładami pieniężnymi, mogącymi oddziaływać na pogorszenie płynności finansowej przedsiębiorstwa. Z drugiej strony, tworzenie rezerw jest niezbędne, by odpowiedzieć na potrzebę klienta podyktowaną np. zmianą pór roku, okresami świątecznymi czy rozpoczęciem roku szkolnego. Konsument, którego zapotrzebowanie zostanie wtedy spełnione, może stać się długofalowym i lojalnym odbiorcą dóbr także poza tym szczególnym okresem. Ponadto, robienie zapasów ma też związek z tymczasową, sezonową dostępnością pewnych grup produktów, które w innym okresie roku już nie są osiągalne. Nawet jeżeli teraz to brzmi niezrozumiale, za chwilę wszystko się wyjaśni – przejdźmy do przykładów.

Do zapasów sezonowych zaliczamy:

• produkty, które odznaczają się większym zainteresowaniem w danych momentach roku: narzędzia ogrodowe w lutym, rowery, rolki czy hulajnogi wiosną, czekoladki z jajkami i zajączkami w okresie przedwielkanocnym, emulsje do opalania i akcesoria przeciwsłoneczne przed sezonem wakacyjnym, artykuły papiernicze i przybory szkolne w sierpniu na okres powrotu do szkoły, znicze w październiku przed 1 listopada, narty – zimą, drzewka iglaste i ozdoby choinkowe w okresie Świąt Bożego Narodzenia (same dekoracje to faktycznie tuż po 1 listopada),
• produkty rolne, warzywa i owoce występujące okresowo: truskawki, morele, śliwki, maliny, ziemniaki, zboże, orzechy, których skup trwa w sezonie, a dzięki odpowiedniemu przechowywaniu w magazynach, chłodniach czy mroźniach odbiorca ma do nich dostęp przez kolejne miesiące,
• odzież w branży modowej: ubrania w jasnych kolorach, stroje kąpielowe i sandałki w sezonie wiosenno-letnim oraz kurtki zimowe, czapki, szaliki czy kozaki w sezonie jesienno-zimowym.

W zależności od dynamiki dystrybucji, stosuje się różne systemy logistyki wewnętrznej. W sektorach, gdzie wymagane jest zachowanie i utrzymanie wysokiego poziomu zapasu sezonowego, a następnie notuje się znaczne przepływy ładunków podczas peaku sprzedażowego, dobrym rozwiązaniem mogą okazać się mobilne regały przesuwne – system pozwalający maksymalnie wykorzystać kubaturę obiektu.

Jak zarządzać zapasem sezonowym?

W zarządzaniu gospodarką magazynową nie ma miejsca na zgadywanie i przypadkowe decyzje. W wielu przypadkach dostarczanie towarów sezonowych staje się priorytetem, bo zapewnia najwyższy przychód dla przedsiębiorstwa w danym okresie rozliczeniowym.

Można wyróżnić następujące czynności, na które warto zwrócić uwagę podczas tworzenia zapasów sezonowych:

• dokładne prace analityczne w prognozowaniu sezonowym i planowaniu popytu, oparte na badaniach rynku i występujących trendów, zakładanie różnych scenariuszy w zależności od sytuacji rynkowej czy politycznej,
• optymalizacja pracy w centrum dystrybucyjnym, a w tym wyznaczenie stref przyjęcia, składowania i kompletacji, prace związane z zaprogramowaniem wewnętrznych systemów monitoringu jakościowego przyszłych zapasów, jeśli takie istnieją i tworzenie strategii kontrolowania ilości produktów,
• opracowanie harmonogramu dostaw, przygotowanie kadry odpowiedzialnej za obsługę zamówień oraz klientów bezpośrednich,
• rezerwacja produktów u dostawców z wyprzedzeniem,
• zamawianie towaru importowanego i uwzględnienie czasu transportu.

W większości tych czynności managerowie mogą wykorzystać osiągnięcia technologiczne, do których należy wewnętrzne oprogramowanie magazynowe WMS (po ang. Warehouse Management System), umożliwiające automatyczne zarządzanie zapasami, eliminację błędów popełnionych przez człowieka, a nawet podgląd drogi, jaką pokonują ładunki wewnątrz łańcucha dostaw.