Zapas zabezpieczający – jak zdefiniować właściwy poziom?
Aby sprostać rosnącym oczekiwaniom klientów, firmy produkcyjne muszą nie tylko analizować cały proces wytwarzania, lecz także elastycznie reagować na zmiany rynkowe. Jednym z podstawowych narzędzi jest zapas zabezpieczający. To dodatkowa ilość towaru, która pozwala utrzymać ciągłość dostaw. Dzięki niej można również ograniczyć ryzyko przestojów w produkcji.
Prawidłowo zdefiniowany zapas zabezpieczający wspiera płynny przepływ towarów w przedsiębiorstwie i chroni je przed stratami wynikającymi z nagłych zakłóceń. Jak określić jego optymalny poziom i dlaczego odgrywa tak istotną rolę w logistyce? Odpowiedzi znajdziesz w przewodniku WDX.
Czym jest zapas zabezpieczający w logistyce?
Zapasem zabezpieczającym nazywamy dodatkową ilość towaru, będącą buforem ochronnym przed nieprzewidzianymi zdarzeniami związanymi z terminowością dostaw surowca lub zmianami popytu panującego na rynku.
Głównym założeniem stosowania zapasu zabezpieczającego w logistyce jest uniknięcie sytuacji, w której wystąpi brak towaru uniemożliwiający utrzymanie ciągłości produkcji.
Zapas zabezpieczający powinien być cyklicznie uzupełniany zgodnie z harmonogramem wydań i wysyłek towarów. Wraz z zapasem zabezpieczającym powinno się ustalić minimalny zapas operacyjny dla zakładu.
Zapas operacyjny (nazywany też zapasem manipulacyjnym lub cyklicznym), to ilość towaru niezbędna do zaspokojenia zapotrzebowania, lecz nie przekraczająca ilości zapasu zabezpieczającego. W momencie, gdy poziom zapasów w magazynie spadnie do poziomu, w którym wykorzystywane są surowce z zapasu zabezpieczającego, należy złożyć zamówienie na brakujące elementy.
Jak obliczyć zapas zabezpieczający?
Obliczając zapas zabezpieczający, w pierwszej kolejności, należy ustalić określony odsetek zapasu manipulacyjnego, który możemy uzyskać analizując wcześniej zebrane dane dotyczące wydań z magazynu i prognozy zapotrzebowania. Przed obliczeniem zapasu zabezpieczającego należy wziąć pod uwagę poniższe aspekty:
- Czas realizacji dostawców – ustalone terminy dostaw mogą się przedłużać z powodu nieprzewidzianych zdarzeń. Najlepiej, do ustalonego czasu realizacji dodać margines błędu i przeznaczyć pewną ilość zapasu zabezpieczającego na pokrycie ewentualnego opóźnienia dostawy.
- Zmienne zapotrzebowanie – należy sporządzić prognozy zapotrzebowania na przestrzeni roku, uwzględniając m.in. sezonowość i nowo wprowadzane produkty.
Warto jednak zaznaczyć, że w obecnych czasach intensywnie rozwijająca się dziedzina logistyki oferuje nam wiele znacznie bardziej wiarygodnych rozwiązań z zakresu ustalania zapasu bezpieczeństwa. Są to między innymi systemy zarządzania magazynem WMS, które mają stały dostęp do aktualizowanych na bieżąco danych dotyczących przepływu towaru w całym zakładzie.
Znaczenie zapasu zabezpieczającego
Dla przedsiębiorstwa przerwanie ciągłości produkcji i realizacji zamówień może być katastrofalne w skutkach i odbić się na funkcjonowaniu firmy. Chcąc uniknąć ryzyka wystąpienia tego zjawiska, przedsiębiorstwa powszechnie stosują zapas zabezpieczający.
Rozwijająca się logistyka skutecznie utrudnia firmom zaprojektowanie idealnie wykalkulowanego zapasu zabezpieczającego, pojawia się coraz więcej zmiennych wpływających na pobór towaru z magazynu. Szacując zapas bezpieczeństwa należy wziąć pod uwagę ryzyko jego przewymiarowania.
Przewymiarowanie zapasu bezpieczeństwa – jak uniknąć?
Przewymiarowanie zapasu zabezpieczającego może generować rosnące straty wynikające ze zbyt dużej ilości zalegającego towaru, który niepotrzebnie zajmuje przestrzeń magazynową. Aby tego uniknąć warto zapoznać się z poniższymi zasadami:
- Szacując optymalny zapas, uwzględnij dane zebrane w przeszłości. Historyczne dane dotyczące zużycia towaru są na wagę złota. Dzięki nim jesteśmy w stanie określić w jakim okresie zakład zużywa najwięcej danego surowca, a także jaka była jego maksymalna wykorzystana ilość w skali miesiąca. Mając wiedzę na temat zużywalności towaru i jego ewentualnej sezonowości, znacznie łatwiej można wyznaczyć górną granicę zapasu zabezpieczającego i przewidzieć, kiedy potrzebujemy go mniej.
- Bierz pod uwagę zużycie poszczególnych elementów zapasu. Zakład produkcyjny może mieć zróżnicowane zapotrzebowanie na określony towar. Nie powinno się ustalać równomiernego poziomu zapasu dla wszystkich jego elementów bez uprzedniej analizy zapotrzebowania.
Do określenia zapasu zabezpieczającego niezbędne jest prześwietlenie historii każdej pozycji asortymentowej. Dopiero wtedy można rozpocząć obliczanie docelowej wartości zapasu. - Stale kontroluj i poprawiaj procesy zachodzące w zakładzie. Branża intralogistyczna co rusz oferuje nowe, innowacyjne rozwiązania. Niezależnie od wielkości zakładu, jego optymalizacja potrafi zdziałać cuda. W kontekście zapasu bezpieczeństwa, przedsiębiorca powinien kłaść szczególny nacisk na kontrolę i poprawę procesów wewnętrznych.
Głównymi czynnikami które mogą dodać procesowi produkcyjnemu stabilności, są skrócone czasy realizacji i minimalizacja ryzyka wystąpienia zastojów w procesie. Pomocna w rozwiązaniu tych problemów jest implementacja oprogramowania do zarządzania magazynem. System ten udostępnia nam szczegółowe dane dotyczące każdego procesu zachodzącego w magazynie. Na podstawie uzyskanych informacji z łatwością możemy określić słabe punkty procesu i szybko wdrożyć zmiany.
Planowanie zapasu zabezpieczającego
Posiadanie zapasu zabezpieczającego w zakładzie jest niezbędne, a na jego ustalenie istnieje wiele sposobów. Zdefiniowanie właściwego poziomu zapasu może odbyć się już na etapie projektowania magazynu. Najczęściej jednak, proces ten to wypadkowa historycznej analizy operacji realizowanych w obiekcie oraz planów ekspansji firmy.
Szukając najlepszej metody na obliczenie zapasu zabezpieczającego warto zgłosić się do firmy specjalizującej się w rozwiązaniach intralogistycznych i wraz z wykwalifikowanymi doradcami skonsultować wybór najlepszej metodologii.
