Wskaźniki KPI i ich rola w magazynie

Administrowanie pracą magazynu to wiele złożonych czynności, które mają niebagatelne znaczenie w efektywnym działaniu poszczególnych operacji intralogistycznych oraz w utrzymaniu satysfakcji klientów przy jednoczesnym zachowaniu rentowności obiektu. Jednym ze sposobów wspomagających pomiar i identyfikację obszarów wymagających modyfikacji jest stosowanie wskaźników wydajności KPI.

Czym są wskaźniki wydajności KPI w logistyce? Jakie procesy magazynowe mogą kontrolować i dlaczego wskaźniki wydajności KPI są ważne? Jak rozpoznać które wskaźniki KPI sprawdzą się w Twojej firmie? Zapraszamy do lektury.

Definicja wskaźników wydajności KPI w magazynie

Wskaźniki KPI (z ang. Key Performance Indicators) to istotne w magazynie mierniki (indykatory), umożliwiające analizę i ocenę wydajności pracy, a także skuteczności działań pracowników oraz urządzeń magazynowych. Pomagają rozpoznać mocne i słabe strony obszarów, w których są używane, a na podstawie danych uzyskanych z pomiarów kadra zarządzająca obiektem magazynowym może interweniować, np. poprzez podjęcie stosownych decyzji usprawniających konkretne czynności. To zaangażowanie może się przyczynić m.in. do redukcji tzw. wąskich gardeł, wymiernego obniżenia kosztów postępowania w przypadku zaplanowanych inwestycji, modernizacji w zakresie zarządzania magazynem oraz optymalizacji procesów.

Sprawdź na co zwrócić uwagę w zarządzaniu magazynem?

Kluczowe wskaźniki KPI w procesach magazynowych

Właściwie dobrane wskaźniki KPI gwarantują lepszą widoczność wyników magazynu firmy, umożliwiając rzeczową ocenę jakościową i ilościową procesów intralogistycznych. Do głównych wskaźników efektywności zaliczamy:

• w przypadku administrowania zapasami: wskaźnik kosztu zapasów, miara dokładności stanów magazynowych, obrotu zapasami, wskaźnik czasu przestoju,
• przy monitorowaniu procesów wprowadzania zamówień: czas kompletacji zamówienia, wskaźnik dokładności zamówienia, wskaźnik monitorujący czas cyklu przepływu towaru, wskaźnik opóźnień dostaw, wskaźnik terminowości dostaw,
• jako wsparcie kontroli kosztów finansowych: wskaźnik stopnia wykorzystania powierzchni użytkowej magazynu, wskaźnik kosztu składowania, wskaźnik kosztów transportu, wskaźnik efektywności wykorzystania zasobów,
• do oceny jakości zamówień: wskaźnik kompletności zamówienia, wskaźnik terminowości dostaw, wskaźnik zwrotów, wskaźnik satysfakcji klienta.

W związku z postępującą cyfryzacją łańcucha dostaw, a także w ramach koncepcji Przemysłu 4.0 pozyskiwanie i przetwarzanie potrzebnych danych stało się znacznie łatwiejsze niż jeszcze kilka lat temu. Aby informacje były wiarygodne, dostarczały komunikatów na temat efektywności procesów w czasie rzeczywistym, niezbędna staje się implementacja w magazynie nowoczesnego systemu informatycznego WMS, który automatycznie zintegruje i dostarczy wymaganych do oceny danych, oddziałując na poprawę poziomu organizacji pracy w obiekcie logistycznym.

Wdrożenie wskaźników KPI w zarządzaniu flotą wózków widłowych

Wskaźniki KPI mogą wspierać zarządzanie flotą wózków widłowych logistyce wewnętrznej. W obiektach, w których pracują zróżnicowane wózki widłowe liczy się efektywność procesów i wysoka produktywność operatorów, a wszystkie operacje muszą być realizowane z zachowaniem najwyższych norm bezpieczeństwa.

Zarządzanie wskaźnikami KPI w magazynie jest łatwiejsze poprzez zastosowanie systemu monitorowania floty Crown InfoLink®, który dostarcza w czasie rzeczywistym kluczowych informacji m.in. z zakresu:

• czasu wykorzystania poszczególnych maszyn w obiekcie,
• produktywności pracowników realizujących zadania transportu, składowania, kompletacji czy załadunku,
• zdarzeń krytycznych, takich jak kolizja wózka z regałem magazynowym.

Jak to wygląda w praktyce? Załóżmy, że w magazynie mamy pracowników charakteryzujących się różnym poziomem doświadczenia. Poprzez InfoLink® możemy dostosować parametry wózka wysokiego składowania do umiejętności operatora, przez co praca personelu jest nie tylko wydajna, ale też bezpieczna, a informacje uzyskane z systemu umożliwią nam zbudowanie wskaźników KPI w odniesieniu do twardych danych liczbowych.

Które wskaźniki KPI dla Twojej firmy? Podsumowanie

Z uwagi na fakt, że wskaźniki KPI to bardzo użyteczne narzędzie do wiarygodnego pomiaru efektywności, kusząca staje się perspektywa śledzenia jak największej ilości danych pochodzących z kalkulacji.  W tym przypadku jednak więcej nie znaczy lepiej – zbyt wiele informacji może spowodować chaos, a to z kolei zrodzi niepotrzebne pomyłki i… koszty. Jak spośród wszystkich wskaźników KPI wybrać te, które warto monitorować? Na początku opłaca się ustalić jakie dane są strategiczne z punktu widzenia dochodowości przedsiębiorstwa oraz które informacje mają wpływ na rzetelne lecz w pełni wystarczające śledzenie zasobów. Należy:

1. sprecyzować i określić główne działania biznesowe firmy,
2. poznać i zrozumieć sprzyjające warunki,
3. skonsultować swoje spostrzeżenia z pracownikami, którzy są odpowiedzialni za czynności wymagające zmian,
4. ustalić konkretne i mierzalne cele na przyszłość,
5. wdrożyć stosowne wskaźniki KPI, takie, które pomogą w uzyskaniu satysfakcjonujących wyników,
6. regularnie śledzić efekty np. poprzez tworzenie raportów i obserwację danych, a także cyklicznie przeprowadzać szkolenia wśród pracowników.

Tylko świadomy wybór wskaźników KPI wspomoże sprawne monitorowanie, racjonalną ocenę oraz możliwość doskonalenia wydajności pracy w magazynie, także w przypadku logistyki kontraktowej, a to bezpośrednio wpłynie na przejrzyste planowanie działań logistycznych i powodzenie – zarówno w kwestiach operacyjnych, jak i biznesowych firmy.