Proces przyjęcia towaru do magazynu – rola, znaczenie, optymalizacja

Przyjęcie towarów do magazynu jest newralgiczną operacją dla funkcjonowania całego obiektu. Niezależnie od branży, wielkości hali, rodzaju obiektu czy też sposobu zarządzania przepływem ładunków – przyjęcie towarów rozpoczyna proces magazynowania. To etap kluczowy dla wydajności oraz kosztów operacyjnych.

Dziś skupimy się na procesie przyjęcia towaru – zdefiniujemy działanie, przyjrzymy się fazom, które zachodzą podczas procedury przyjęcia oraz zaprezentujemy przykłady rozwiązań, mających na celu maksymalną optymalizację tego procesu. Na koniec odpowiemy na pytanie czy to ważne gdzie w przestrzeni magazynu znajduje się strefa przyjęcia towaru. Zapraszamy do lektury.

Przyjęcie towaru – definicja

Przyjęcie towaru to kluczowa operacja w magazynie polegająca na odbiorze, sprawdzeniu i rejestracji produktów dostarczonych przez dostawców i przewoźników. W trakcie tego procesu weryfikuje się ładunki pod kątem ilościowej zgodności z zamówieniem oraz sprawdza się ich kondycję, np. w odniesieniu do uszkodzeń powstałych w trakcie transportu czy wad produkcyjnych. Kontrola i zorganizowane działanie w tym obszarze mogą przełożyć się na ułatwienia z zakresu zarządzania zapasami magazynowymi, płynny przepływ materiałów w obiekcie oraz zwiększenie dokładności inwentaryzacji.

Jak wygląda procedura przyjęcia towaru?

Skuteczny odbiór towarów nie polega tylko na fizycznym przeniesieniu ładunków od dostawcy w ustalone miejsce składowania. To przede wszystkim niezbędny element logistyki magazynowej i utrzymania produktywności operacyjnej magazynu oraz zapewnienia satysfakcji klienta z dostępności pożądanych towarów we właściwym czasie i miejscu. Aby to osiągnąć, konieczne jest zachowanie porządku przy następujących etapach w procedurze przyjęcia towaru:

1. faza planowania – dotyczy wszystkich czynności poprzedzających odbiór, które dają pewność, że ładunek zostanie doręczony prawidłowo oraz by uniknąć opóźnień lub nadmiernego obciążenia magazynu;  działania przygotowawcze obejmują opracowanie niezbędnej dokumentacji, poinformowanie wszystkich zaangażowanych podmiotów o zamówieniu oraz ustalenie czasu dostarczenia, zaplanowanie harmonogramu przyjęcia, a także zapewnienie niezbędnej przestrzeni i sprzętu do rozładunku,
2. faza rozładunku – gdy pojazd dostawczy dojeżdża do magazynu, stanowiska rozładunkowe powinny być naszykowane żeby go przyjąć; w trakcie tego etapu dochodzi do bezpiecznego rozładowania produktów: w zależności od wielkości i objętości zamówienia oraz dostępnych zasobów, pracownicy magazynu przenoszą towar ręcznie – w przypadku ładunków o niewielkiej masie, posługują się wózkami widłowymi lub wykorzystują w tym celu systemy przenośnikowe paletowe, windy załadunkowe albo system automatycznego rozładunku i załadunku Q-Loader, które umożliwiają pracę z ciężkimi lub spaletyzowanymi towarami, a ponadto znacznie minimalizują ryzyko uszkodzenia ładunku i podnoszą poziom bezpieczeństwa prwacowników,
3. faza weryfikacji – obejmuje wstępną kontrolę i sprawdzenie stanu faktycznego z dokumentem dostawy w celu potwierdzenia zgodności zamówienia; dbałość o ten etap pomaga uniknąć błędów oraz gwarantuje, że otrzymany towar jest pełnowartościowy i kwalifikuje się do przerobienia lub dalszej dystrybucji,
4. faza rejestracji – jest związana z formalnym wprowadzeniem otrzymanych produktów do cyfrowego systemu magazynowego w celu precyzyjnego śledzenia i zarządzania zapasami; dzięki temu można łatwo kontrolować dostępność zasobów, planować zamówienia oraz bezpośrednio reagować na wahania w popycie oraz zmiany potrzeb klientów.

Jak zoptymalizować przyjęcie towaru w magazynie?

Optymalizacja procesu przyjęcia towaru w logistyce wewnętrznej jest możliwa dzięki zastosowaniu różnych praktyk, które można stosować niezależnie lub połączyć, tworząc pełną automatyzację strefy przyjęć i wydań towarów. Do rozwiązań usprawniających czynności w tej części magazynu zaliczamy:

• automatyzację procesów: użycie technologii bazujących na sztucznej inteligencji – w tym systemy RFID lub skanery kodów kreskowych – usprawniają procesy identyfikacji i sortowania materiałów przyjmowanych do magazynu skracając czas przeznaczony na te zadania,
• monitorowanie stanów magazynowych: za pomocą wewnętrznych technologii cyfrowych – system zarządzania magazynem WMS i system planowania zasobów przedsiębiorstwa ERP – możliwe staje się całodobowe kontrolowanie poziomu zapasów, otrzymywanie natychmiastowych powiadomień o brakach asortymentu oraz bieżąca aktualizacja danych dotyczących przyjmowanego towaru, co istotnie zmniejsza ilość błędów oraz minimalizuje ryzyko nadmiaru zapasów,
• automatyczne sortowanie: urządzenia sortujące mogą sprawnie kierować przyjęte towary do dedykowanych miejsc w regałach magazynowych na podstawie wcześniej zaprogramowanych kryteriów,
• pojazdy AGV i roboty AMR: mają zastosowanie przy bezobsługowym transporcie towarów eliminując potrzebę ręcznej manipulacji, a dodatkowo można je łatwo zintegrować z systemem automatycznego załadunku i rozładunku Q-Loader uzyskując pełną automatyzację strefy dostaw i wydań towaru.

Układ magazynu, a strefa przyjęcia towaru

Umiejscowienie strefy przyjęcia towaru w przestrzeni magazynu ma znaczenie – może wpłynąć na efektywność całego procesu logistycznego, dlatego przy projektowaniu własnego obiektu logistycznego należy przemyśleć jakie funkcje i zadania będzie realizować najczęściej oraz przeanalizować warunki przestrzenne. W przypadku wątpliwości warto skorzystać z usług planowania logistycznego, podczas którego doświadczeni doradcy na podstawie analizy danych, wyliczeń dotyczących organizacji przepływu oraz symulacji cyfrowych podpowiedzą najlepsze rozwiązanie przestrzenne oraz zaproponują dopasowane narzędzia. Dobry plan układu magazynu zakłada, że strefa przyjęć towaru powinna być jak najbardziej dostępna dla pojazdów dostawczych aby zapewnić bezpieczny wyładunek oraz położona możliwie jak najbliżej strefy składowania, co umożliwia szybki transport przyjętych materiałów w miejsce składowania oraz optymalizację przepływu pracy. Lokalizacja strefy przyjęcia towaru nie powinna kolidować z innymi procesami intralogistycznymi, wtedy uporządkowana struktura przyczyni się do osiągnięcia pełnej efektywności operacyjnej magazynu, wpływając m.in. na redukcję czasu, kosztów i minimalizację ryzyka błędów podczas procesu przyjęcia towaru.