Zarządzanie ryzykiem w logistyce

Pandemia, konflikty zbrojne, zawirowania polityczne, fluktuacja cen surowców, wahania popytu i zmienność potrzeb konsumentów to tylko niektóre czynniki, które wpływają na rosnące znaczenie zarządzania ryzkiem w logistyce oraz płynność przepływu ładunków i usług pomiędzy wytwórcami, producentami, a odbiorcami. Aby łańcuch dostaw działał efektywnie i bezpiecznie, konieczne jest świadome podejście do identyfikacji, redukcji i zarządzania ryzykiem, które oddziałuje na stabilność poszczególnych operacji logistycznych.

W tym wpisie skoncentrujemy się na tym czym jest zarządzanie ryzykiem w logistyce – zapraszamy do lektury!

Co to jest zarządzanie ryzykiem?

Termin zarządzania ryzykiem w kontekście logistyki dotyczy wieloetapowego procesu, polegającego na opracowaniu i wdrożeniu działań, metod i narzędzi zaprojektowanych w celu rozpoznania zagrożeń oddziałujących na łańcuch dostaw, ich weryfikacji oraz łagodzenia ich skutków i ograniczania częstotliwości występowania w przyszłości. Zapewnienie skutecznej praktyki w zarządzania ryzykiem logistycznym ma kluczowe znaczenie dla sukcesu firmy, bo bezpośrednio wspiera:

• minimalizowanie możliwości przerwania płynności działań,
• maksymalizację wydajności produkcji, magazynowania, transportu i realizacji zamówień,
• skuteczność reakcji na nagle pojawiające się utrudnienia,
• funkcjonowanie zgodne z przepisami i regulacjami,
• zapewnienie stabilności finansowej i operacyjnej,
• ochronę renomy marki,
• zwiększenie satysfakcji klientów,
• ugruntowanie pozycji lidera.

Zarządzanie ryzykiem to złożony i skoordynowany proces o charakterze strategicznym i jako taki powinien być wpisany w politykę działania przedsiębiorstwa.

Elementy procesu zarządzania ryzykiem

Zarządzając ryzykiem w logistyce skupiamy się na wykryciu, często nawet trudnych w identyfikacji przeszkód, które mogą zakłócić czynności w naszym łańcuchu dostaw i sprawić, że będzie mniej odporny na różnego rodzaje zawirowania. Zagrożenia te mogą mieć charakter zewnętrzny wobec organizacji i obejmować klęski żywiołowe, wypadki, konflikty polityczne, awarie systemów zewnętrznych spowodowane atakiem hakerskim lub problemy społeczne. Mogą również dotyczyć kwestii wewnętrznych organizacji, czyli być związane z procesami znajdującymi się bezpośrednio pod kontrolą firmy – usterki w pojazdach transportowych, przestoje i opóźnienia w obszarze produkcyjnym, strajki personelu.

Niezależnie od tego, z której strony pojawia się ryzyko, kluczowe jest podjęcie szybkich kroków minimalizujących jego skutki, a skuteczny proces zarządzania ryzykiem składa się z następujących elementów:

Identyfikacja ryzyka

• cykliczne spotkania pracowników z różnych działów przedsiębiorstwa i grupowa dyskusja na temat potencjalnych zagrożeń oraz ich rozwiązań,
• analizowanie możliwości wystąpienia zagrożeń na podstawie danych pochodzących z dedykowanych systemów zarządzania ryzykiem,
• benchmarking, czyli analiza porównawcza z innymi podmiotami, liderami w branży, którzy prowadzą podobną działalność logistyczną; na tej podstawie można zbadać zasoby swojej firmy w kontekście wystąpienia podobnych utrudnień operacyjnych i ich konsekwencji.

Ustalenie priorytetów ryzyka

• badanie wpływu finansowego ryzyka – w tym koszty zakłóceń, koszty zapasów, kary pieniężne za opóźnienia, koszty ograniczania ryzyka,
• ustalanie oddziaływania na satysfakcję klienta,
• zdefiniowanie stopnia prawdopodobieństwa wystąpienia ryzyka.

Opracowanie planu działania

Proaktywna postawa zakłada określenie procedur predykcyjnych, które nie tylko pomogą zminimalizować skutki ryzyka, ale także zmniejszyć prawdopodobieństwo wystąpienia sytuacji kryzysowej w kolejnych operacjach logistycznych. Oto wybrane praktyki, których celem jest zmniejszenie negatywnych następstw nagłych zagrożeń:

• wykorzystanie programów logistycznych oraz technologii informatycznych, tj. system zarządzania łańcuchem dostaw CSM (ang. Supply Chain Management) usprawniający kontrolę przepływu ładunków, usług i informacji, wewnętrzny system ERP, który integruje zebrane informacje w ramach jednej aplikacji oraz system WMS, który gwarantuje widoczność towarów podczas procesu magazynowania oraz efektywnego zarządzania zapasami,
• monitorowanie kluczowych wskaźników KRI (ang. Key Result Indicators) , czyli indykatorów informujących m.in. o terminowości i dokładności dostaw, wrażeniach konsumenta, strat zapasów oraz liczbie reklamacji, pomagające w ustaleniu trendów i wzorców postępowania w przyszłości,
• cykliczne szkolenia pracowników w temacie cyberbezpieczeństwa, inwestycja w zapory cyfrowe, programy antywirusowe i ich regularne aktualizacje,
• kursy dla personelu, także z zakresu kultury bezpieczeństwa organizacji, procedur postępowania w przypadku wystąpienia zagrożenia, które przygotują ludzi do szybkiej i skutecznej reakcji w przypadku sytuacji kryzysowej lub bezpośredniego niebezpieczeństwa,
• jasna komunikacja i ścisła współpraca pomiędzy wszystkimi uczestnikami łańcucha dostaw w ramach logistyki kontraktowej po to, by lepiej identyfikować, oceniać i zarządzać sytuacjami kryzysowymi na każdym etapie procesu,
• zmniejszenie ryzyka uszkodzenia produktu przy zastosowaniu automatycznego systemu sortowania artykułów oraz większe bezpieczeństwo pracowników obsługujących strefę doków przeładunkowych dzięki wykorzystaniu systemu automatycznego załadunku i rozładunku Q-Loader.

Wdrożenie

Obejmuje ogół czynności związane ze śledzeniem postępów podczas realizacji działań, weryfikacją podjętych działań pod kątem zapobieżenia kryzysom i minimalizacji ryzyka oraz możliwością i szybkością reakcji na zmieniające się warunki działania łańcucha dostaw.

Realizacja

Dotyczy natychmiastowego wdrożenia opracowanego planu kryzysowego, uwzględniającego aktualną sytuację firmy oraz warunki wystąpienia krytycznych okoliczności. Celem działania jest zmniejszenie wpływu niepożądanego zdarzenia na bezpieczeństwo, stabilność i ciągłość operacji oraz jak najszybsze przywrócenie równowagi.

Zarządzanie ryzykiem – podsumowanie

System logistyczny to skomplikowana sieć powiązań pomiędzy wieloma uczestnikami, operacjami i zasobami zaangażowanymi w skuteczny przepływ produktów, usług i danych z punktu początkowego do końcowego odbiorcy. Zarządzanie ryzykiem w obliczu tak złożonej organizacji jest wyzwaniem – wymaga efektywnego planowania, koordynacji i prowadzenia standardów mających na celu ograniczenie przeszkód oraz wdrażanie praktycznych metod ograniczania ryzyka. I choć zarządzanie ryzykiem nie stanowi pełnej gwarancji w eliminacji przeszkód i ich skutków, pozwala firmom na przygotowanie się i stawienie czoła kryzysom, które odpowiednio zarządzane mogą przyczynić się do wzrostu zaufania wśród partnerów biznesowych i klientów.