Logistyka kontraktowa – czym jest i czego dotyczy

Mnogość i poziom skomplikowania operacji logistycznych realizowanych obecnie w przedsiębiorstwach stanowi nie lada wyzwanie. Są firmy, które nadzorują procesy we własnym zakresie, ale również takie, które zlecają ich monitorowanie jednostkom zewnętrznym w ramach logistyki kontraktowej.

Na czym polega logistyka kontraktowa? Których procesów logistycznych dotyczy? Jakie korzyści łączą się z wdrożeniem logistyki kontraktowej, a jakie wyzwania? To zagadnienia, które wyjaśnimy w dalszej części wpisu, zapraszamy do lektury.

Logistyka kontraktowa – definicja

Termin logistyka kontraktowa odnosi się do długoterminowej umowy – kontraktu, a tym samym kooperacji pomiędzy firmą, a dostawcą usług logistycznych. Logistyka kontraktowa to model biznesowy, w którym firma zlecająca (najczęściej zajmująca się dystrybucją lub produkcją) rozpoczyna współpracę ze specjalistami zewnętrznymi w celu przekazania części swoich obowiązków w zakresie ustalonych obszarów działalności w łańcuchu dostaw. Ten rodzaj outsourcingu zewnętrznego umożliwia przedsiębiorstwu koncentrację na rozwoju jego głównych kompetencji oraz szansę przekierowania zasobów na inne działania biznesowe.

Logistyka kontraktowa – jakich procesów dotyczy?

Logistyka kontraktowa może obejmować szereg różnych działań w zależności od zapotrzebowania firmy oraz ustaleń pomiędzy podmiotami, jednak najczęściej delegowane zadania dotyczą:

• magazynowania: w tym czynności związanych z zapewnieniem odpowiednich warunków przechowywania oraz dostępem do właściwie dobranych urządzeń magazynowych, stałym kontrolowaniem stanów magazynowych, sprawnym zarządzaniem przepływem towarów czyli przyjęciem, składowaniem, kompletacją i wysyłką zgodnie z zamówieniami klientów, a także wsparcie tych procesów systemami informatycznymi (np. WMS), które gromadzą i przetwarzają dane na temat przemieszczania się ładunku w przestrzeni magazynu,
• kompletacji: zakres obowiązków oscyluje wokół efektywnego przetwarzania zamówień według ustalonych procedur i obejmuje pobranie odpowiedniego towaru z regałów magazynowych, spakowanie zgodnie z ustalonym standardem, etykietowanie oraz przygotowanie do wysyłki, czyli sporządzenie dokumentów i odłożenie w dedykowane miejsce; to również działania z zakresu kontroli jakości, a także monitorowanie wysłanych ładunków za pomocą programów opartych o sztuczną inteligencję oraz informowanie klientów o przewidywanym czasie dostarczenia przesyłki i ewentualnych opóźnieniach,
• przeładunku: w ramach kontraktu logistycznego, dostawcy usług dbają o bezpieczeństwo towarów minimalizując ryzyko ich uszkodzenia, czuwają nad płynnością przepływu zamówień dążąc do optymalizacji procesu, koordynują kolejność przeładunku, a w zależności od podpisanych w kontrakcie ustaleń mogą także przejąć obowiązki związane ze sporządzeniem dokumentów przewozowych lub faktur,
• transportu: zakres obowiązków dotyczy zarządzania przewoźnikami oraz negocjowania warunków świadczonych przez nich usług, ważne są również optymalne planowanie tras dostaw oraz koordynacja czynności załadunku, rozładunku i przeładunku zapewniająca efektywność łańcucha dostaw; ponadto dopilnowanie stanu technicznego floty pojazdów, monitorowanie ich lokalizacji oraz sprawne działania naprawcze w przypadku wystąpienia nagłych utrudnień, np. wypadku drogowego lub awarii sprzętu.

Logistyka kontraktowa – korzyści

Logistyka kontraktowa może stać się skutecznym narzędziem wspierającym rozkwit firmy, której pracownicy mogą przekierować uwagę na rozwój kluczowych kompetencji przedsiębiorstwa i osiąganie założonych celów biznesowych. Warto podkreślić, że zewnętrzni dostawcy usług logistycznych są profesjonalistami w swoich dziedzinach, którzy specjalizują się w konkretnych działaniach wewnątrz łańcucha dostaw. Z tego względu dysponują niezbędną wiedzą, odpowiednio wyszkolonym personelem oraz wymaganymi zasobami więc zlecenie im obsługi operacji, w których firma nie ma doświadczenia, finalnie może skutkować minimalizacją kosztów, jednocześnie oddziałując na zwiększenie wydajności oraz poprawę jakości oferowanych usług. Jest wysoce prawdopodobne, że decyzja o budowaniu know-how od początku we własnej firmie, bez doświadczenia, będzie nie tylko bardziej kosztowne, ale ostatecznie okaże się też czasochłonne. Dodatkowo firma świadcząca usługi w ramach logistyki kontraktowej na pewno dysponuje odpowiednim obiektem magazynowym, dedykowanym do niego nowoczesnym systemem IT, wyspecjalizowaną flotą pojazdów oraz kompetentną kadrą pracowników. Taka współpraca z pewnością zwiększy efektywność operacyjną firmy.

Logistyka kontraktowa – wyzwania

Zlecenie kluczowych procesów logistycznych firmom zewnętrznym wiąże się z pewnymi trudnościami, do których można zaliczyć:

• obniżenie poziomu usług – dostawca obsługujący kontrakt może kierować się tylko chęcią zysku, a jego motywacją może być jedynie dotrzymanie ustaleń zawartych w kontrakcie, ale przy jak najniższych nakładach pieniężnych i prawdopodobieństwie utraty jakości,
• naruszenie bezpieczeństwa danych – firma zewnętrzna ma dostęp do poufnych informacji biznesowych dotyczących klientów, wielkości zamówień, nowych produktów czy finansów,
• błędy w komunikacji – nieprecyzyjna wymiana wiadomości pomiędzy firmą a zewnętrznym dostawcą usług może skutkować pomyłkami, opóźnieniami w realizacji zamówień lub dostaw, a to z kolei przełoży się na zwiększenie kosztów oraz utratę zaufania klientów.

Aby zminimalizować ryzyko nieporozumień i błędów firmy powinny starannie wybierać zewnętrznego dostawcę oraz przejrzyście sprecyzować warunki umowy. Ponadto ustalić procedury komunikacyjne, zadbać o klarowny i jednoznaczny przekaz, a także systematycznie sprawdzać zarówno jakość komunikacji jak i efekty współpracy.

Logistyka kontraktowa – podsumowanie

Logistyka kontraktowa to początek szczególnej relacji biznesowej, w dużej mierze opartej na zaufaniu, tworzącej długoterminowe powiązanie pomiędzy klientami, a usługodawcami oraz takiej, której uczestnicy powinni być zorientowani na osiąganie obopólnych korzyści. Takie partnerstwo logistyczne przyczyni się do zwiększenia elastyczności, efektywności oraz osiągnięcia przewagi konkurencyjnej firmy na rynku. To doskonałe narzędzie w przypadku, gdy w firmie istnieje potrzeba kompleksowej i skutecznej obsługi wielu różnorodnych procesów logistycznych. Logistyka kontraktowa umożliwia skupienie się na podstawowej działalności przedsiębiorstwa i zleceniu pozostałych zadań doświadczonym profesjonalistom.

Aby wybór dostawcy usług okazał się trafny, należy wziąć pod uwagę swoje unikalne cele i… budżet. Warto porównać oferty od kilku podmiotów, sprawdzić zakres ich usług i referencje. Istotne jest także utrzymanie pewnej kontroli nad delegowanymi zadaniami, co wpłynie na poczucie bezpieczeństwa oraz pozwoli na lepsze zarządzanie ryzykiem, bezpośrednio związanym z działalnością logistyczną.