Czym jest inwentaryzacja i jakie są jej rodzaje

Inwentaryzacja to jedno z kluczowych pojęć z zakresu rachunkowości, pomagające w określeniu rzeczywistego poziomu aktywów i pasywów w przedsiębiorstwie. Inwentaryzacja stwarza bardzo duże szanse przewidywania optymalnych stanów magazynowych w przyszłości. Ponadto, właściwie przeprowadzona, informuje czy prowadzona w obiekcie ewidencja księgowa odzwierciedla aktualny stan ilościowy przedmiotów oraz środków pieniężnych.

Co kryje się pod pojęciem inwentaryzacji i jakie są jej rodzaje? Odpowiedź na te pytania znajdziecie poniżej – zapraszamy.

Czym jest inwentaryzacja i jakie są jej cele

Nadrzędnym aktem prawnym obowiązującym przedsiębiorcę, który prowadzi działalność handlowo-usługową jest ustawa o rachunkowości z 1994 roku, zwana również polskim prawem bilansowym. Podlegają jej też podmioty, które rozliczają się z wykorzystaniem księgi przychodów i rozchodów.

Cele inwentaryzacji to:

• stworzenie zgodności między stanem faktycznym, a danymi zawartymi w księgach rachunkowych,
• zapobieganie niewłaściwemu zarządzaniu majątkiem organizacji,
• ocena gospodarcza poziomu zdatności części majątku firmy,
• dokonanie podsumowania w zakresie mienia materialnego powierzonego pracownikom.

Aby inwentaryzację można było uznać za skuteczną i miarodajną, należy właściwie się do niej przygotować, czyli:

• wybrać odpowiedni czas, czyli np. taki, który nie zaburzy pracy magazynu,
• wytypować odpowiednie osoby lub firmę zajmującą się usługami inwentaryzacyjnymi.

Ponadto, podczas samego procesu inwentaryzacji, trzeba zwrócić uwagę na widoczne oznaczenie zliczonych już aktywów, by nie doszło do ich podwójnego policzenia i w efekcie błędu w raporcie końcowym.

Rodzaje inwentaryzacji

Wspomniana wyżej ustawa traktuje o trzech głównych rodzajach inwentaryzacji, jednak w praktyce wyróżnia się ich więcej. Stosuje się je uwzględniając charakter swojej działalności, obszar zleconych działań czy częstotliwość przeprowadzania tych czynności.

Inwentaryzacja roczna

Inwentaryzacja roczna to najbardziej popularny rodzaj inwentaryzacji, organizowany regularnie co roku. Ustawa o Rachunkowości stanowi, że ten rodzaj inwentaryzacji musi odbyć się do ostatniego dnia każdego roku obrotowego. Jej celem jest obliczenie stanów magazynowych oraz porównanie ich z danymi figurującymi w księgach rachunkowych. W związku z tym, że ten rodzaj inwentaryzacji jest narzucony przez ustawę, należy pilnować terminu, do którego powinna być przeprowadzona, bowiem niewywiązanie się z obowiązku wiąże się z nałożeniem kary grzywny.

Inwentaryzacja ciągła

Inwentaryzacja ciągła jest szczególnie pożądana w dużych obiektach logistycznych – traktowana jako kluczowy element zarządzania gospodarką magazynową, gdyż dostarcza podstawowych informacji na temat ilości produktów przechowywanych na regałach magazynowych.

Czyli, inwentaryzacja ciągła jest realizowana w trybie stałym – sukcesywnie według zaplanowanego harmonogramu. Ten rodzaj inwentaryzacji może być wspierany przez informatyczny system zarządzania magazynem, który dostarcza w czasie rzeczywistym informacji na temat przyjęć i wydań towarów.

Inwentaryzacja częściowa

Z kolei inwentaryzacja częściowa jest szczególnie popularna w średnich i małych obiektach logistycznych. Zazwyczaj dotyczy ograniczonego zakresu składowanych produktów. Ten rodzaj inwentaryzacji wspiera przedsiębiorstwa w zakresie utrzymania założonego poziomu zapasów czy też weryfikacji poziomu błędów wynikających z dynamicznego przepływu materiałów na wejściu i wyjściu.

Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji częściowej powinien być ściśle powiązany z charakterystyką pracy danego obiektu. Kadra zarządzająca magazynem może zdecydować się na realizację inwentaryzacji częściowej poprzez weryfikację losowej grypy produktów – w przypadku magazynowania materiałów posiadających zbliżone parametry (z perspektywy całości działań operacyjnych obiektu) lub według metodologii ABC, gdzie następuje podział zapasu według wskaźnika rotacji, a najczęściej weryfikowane są te towary, które mają ten wskaźnik najwyższy.

Inwentaryzacja doraźna

Inwentaryzacja doraźna wiąże się z pojawieniem się nadzwyczajnej sytuacji – może to być zmiana personalna na kluczowym stanowisku powiązanym z odpowiedzialnością materialną. Niestety, najczęściej inwentaryzacja doraźna jest powiązana z naruszeniem przepisów prawa i realizowana jest w przypadku stwierdzenia kradzieży lub włamania – może odbywać się na wezwanie organów ścigania.

Kilka słów o inwentaryzacji – podsumowanie

Inwentaryzacja jest często traktowana w kategoriach dodatku, zbędnej czynności, której przeprowadzenie jest narzucone przez przepisy prawa, jednak nie ma realnego wpływu na zarządzanie firmą. To błąd. Dzięki rzetelnie wykonanej ewidencji można uzyskać najbardziej aktualny obraz sytuacji majątkowej i finansowej, a więc czegoś, co stanowi fundament istnienia każdego przedsiębiorstwa.

Inwentaryzacja nabiera szczególnego znaczenia w obszarze zarządzania obiektem logistycznym i gospodarką magazynową, gdzie jej poszczególne rodzaje pozwalają utrzymywać zapasy na poziomie gwarantującym ciągłość dystrybucji czy też stabilność procesów produkcyjnych. Co ważne, umiejętne wykorzystanie narzędzi ewidencji stanów magazynowych umożliwia redukcję kosztów składowania, a co za tym idzie, gwarantuje budowanie przewagi konkurencyjnej przedsiębiorstwa poprzez efektywną logistykę wewnętrzną.