Value stream mapping – narzędzie sprawnej logistyki

Zarządzanie logistyką to działanie złożone. Ważne jest zarówno przygotowanie przestrzeni magazynowej, jak i przewidywanie ewentualnych zagrożeń czy też planowanie niezbędnych przedsięwzięć, które zagwarantują zakończoną sukcesem realizację wyznaczonych celów. Value stream mapping czyli mapowanie strumienia wartości to narzędzie obrazujące zarówno stan obecny, jak ten, który chcemy osiągnąć.

Czym jest VSM, w jaki sposób wdrożenie value stream mappingu może poprawić funkcjonowanie Twojego przedsiębiorstwa przeczytasz w poniższym tekście.

Value stream mapping – co to jest?

Chcąc najprościej wyjaśnić czym jest VSM, można krótko powiedzieć, że jest to grafika obrazująca wszystkie etapy procesów produkcyjnych, logistycznych i dystrybucyjnych.

Rozwijając jednak to zagadnienie, należy dodać, iż rysunek ten jest zbiorem informacji na temat:

• potrzeb klienta
• komunikacji z klientem
• czasu, jaki potrzebny jest do przepływu informacji w firmie
• czasu i komunikacji z dostawcą
• procesu wytwórczego i stanów magazynowych
• zagrożeń wpływających na realizację zamówienia

Value stream mapping wywodzi się od systemu lean manufakturing, który to zakłada jednocześnie dostawę produktów najwyższej jakości wraz z redukcją czasu i eliminacją marnotrawstwa. W logistyce wykorzystanie tego typu wiedzy ma olbrzymie znaczenie, bowiem dzięki znajomości zagrożeń łatwiej wyeliminować błędy i wdrożyć działania naprawcze.

Value stream mapping – jak zacząć?

Pomysł na zastosowanie VSM najczęściej pojawia się wtedy, gdy na jednym lub kilku etapach logistycznych bądź wytwórczych pojawia się problem.

Może on dotyczyć czasu realizacji, nieskuteczności w zarządzaniu, zbyt dużej ilości materiałów czy odwrotnie, jego braków.

Zawsze jednak, analizie warto poddać ów proces w skali makro. Szersza perspektywa to zaangażowanie większej ilości osób z poszczególnych działów danego przedsiębiorstwa, co gwarantuje przełożenie sukcesu na całą firmę. Nie bez powodu także przy okazji omawiania metody analizy, jaką jest VSM, dodawany jest komentarz – od ogółu do szczegółu.

Przygotowując się do stworzenia grafiki, należy pamiętać, że składa się ona z 3 etapów:

• I weryfikacja stanu obecnego – Value Stream Analysis (VSA),
• II zaplanowanie wersji pożądanej – Value Stream Designing,
• III plan doskonalenia – Value Stream Work Plan.

VSM zaleca, by w pierwszej kolejności ustalić, którego konkretnie problemu dotyczyć będzie analiza. To kluczowe, nawet przy szerszym spojrzeniu na cały proces.  Warto wybrać do tego działania pracowników o różnych umiejętnościach i doświadczeniu, by można było wdrożyć działanie naprawcze na różnych płaszczyznach. Taki plan, zgodnie z teorią value stream mapping musi spełniać zasadę SMART, a więc być skonkretyzowany, mierzalny, osiągalny, istotny oraz określony w czasie.

Value stream mapping – zalety

Często przy okazji analizy lub naprawy jakiegoś procesu zaznacza się, iż proste rozwiązania są najlepsze. Dokładnie tak samo jest w przypadku VSM. Jego podstawowa zaleta to nieskomplikowany przebieg oraz brak konieczności wielomiesięcznych przygotowań czy inwestycji finansowych. A jakie ponadto korzyści może dać wdrożenie metody value stream mapping?

• wyczerpująca wiedza na temat obserwowanego procesu
• widoczne źródło problemu poprzez porównanie stanu bieżącego ze stanem oczekiwanym
• rzetelny obraz przepływu informacji
• brak kosztów przeprowadzenia procesu analizy
• optymalizacja kosztów
• poprawa jakości komunikacji pomiędzy pracownikami różnych działów
• uniwersalny charakter pozwala zastosować te metodę w niemal każdej branży: logistyka, handel, usługi.
• redukcja zapasów, eliminacja strat

Value Stream mapping w logistyce

Dokładnie tak samo, jak w procesie produkcji, tak i w logistyce pojawiają się problemy strat, niepotrzebnego gromadzenia zapasów czy słabe zarządzanie przyjmowanym / wydawanym towarem.

Grafika stworzona w oparciu o VSM, dająca obraz stanu obecnego w porównaniu ze stanem pożądanym, pozwala na szybkie wychwycenie problemu. Łatwiej wówczas zweryfikować czy działanie naprawcze wymagało będzie innego zaplanowania przestrzeni magazynowej, bo obecna nie wykorzystuje w pełni możliwości związanych z optymalizacją, czy może poprzez brak odpowiedniego sprzętu, wózków widłowych albo automatyki intralogistycznej, proces przyjęcia / wydania towaru jest zbyt długi?

Value Stream Mapping nie tylko obrazuje problem, ukazuje także mocne strony badanych procesów, dzięki temu nie traci się czasu na niepotrzebne działania, np. poprawę komunikacji w miejscu, w którym ta komunikacja działa bez zarzutu.

Value Stream mapping – podsumowanie

Każda branża, w której w grę wchodzi poprawa jakości obsługi klienta, szansa na oszczędności finansowe czy redukcję strat, będzie szukała rozwiązań szytych na miarę swoich potrzeb. Mapowanie procesów logistycznych, działań produkcyjnych czy dystrybucyjnych jest działaniem doskonałym w swojej prostocie. Przejrzyste narzędzie, które w tak łatwy sposób ukazuje powiązania pomiędzy poszczególnymi etapami jest nie tylko uniwersalne jeśli chodzi o dedykowane branże. Jego globalny charakter dotyczy także pracowników, którzy będą z niego korzystali: nie muszą oni posiadać, ani specjalistycznych sprzętów do przeprowadzenia analizy, ani kursów, ani wreszcie nadzwyczajnych umiejętności.

Sprawdź również: Metoda Poka-Yoke w logistyce.