Kilka słów o technikach składowania, czyli FIFO, LIFO oraz FEFO

Większość magazynów funkcjonuje w oparciu o trzy sposoby składowania. FIFO, LIFO oraz FEFO – bo, o tych technikach jest mowa – każda z nich utrzymuje w ryzach gospodarkę towarową. Utrzymanie i właściwe zarządzanie zapasami stanowi kluczowy element funkcjonowania wielu przedsiębiorstw – od utrzymania zdolności produkcyjnej, po możliwość efektywnej dystrybucji dóbr podczas pików sprzedażowych.

Co to jest FIFO, jaka jest różnica między FIFO a LIFO, co to jest FEFO? Postaramy się odpowiedzieć na wszystkie powyższe pytania.

Zasada FIFO

Zasada FIFO (First In First Out – pierwsze przyszło, pierwsze wyszło) narzuca wydanie z magazynu, w pierwszej kolejność, tej grupy produktów, które zostały do obiektu przyjęte najwcześniej – niezależnie czy mówimy tutaj o procesie produkcyjnym, czy też przyjęciu ładunków od dostawcy. Głównym czynnikiem w zasadzie FIFO jest czas – najczęściej specyfika magazynowanego towaru wymusza ścisłą kontrolę okresu jego przechowywania.

Zasada FIFO zakłada ciągły przepływ towarów. Metoda FIFO jest to najbardziej powszechna technika składowania w magazynach „przelotowych”. Aby sprawnie ją stosować należy pamiętać o selektywności jednostek ładunkowych, w czym przydatna jest infrastruktura magazynowa: rzędowe regały paletowe, regały wspornikowe i przesuwne oraz sieć przenośników.

Wyjątek stanowią regały grawitacyjne, które nie zapewniają selektywności, ale z góry zakładają stosowanie FIFO. Aby stosować zasadę FIFO w magazynie, gdzie odbywa się składowanie ładunków blokowo, a jednocześnie chcąc zachować selektywność towarów, należy przetrzymywać towar wyłącznie na poziomie 0.

Jak działa metoda FIFO?

Skuteczne wdrożenie FIFO wymaga odpowiedniego układu magazynu oraz systematycznego monitorowania zapasów. Należy tak rozmieścić towary, aby najstarsze partie były łatwo dostępne i mogły być wydawane w pierwszej kolejności. W praktyce stosuje się:

• regały przepływowe – automatycznie przesuwają starsze produkty do przodu,
• systemy oznaczeń – ułatwiają identyfikację kolejności przyjęcia towarów,
• nowoczesne systemy zarządzania magazynem (WMS) – automatyzują procesy lokalizacji i wydawania produktów.

Stosowanie FIFO pozwala utrzymać wysoką jakość towarów, ponieważ najstarsze partie są wykorzystywane w pierwszej kolejności. W efekcie firmy unikają strat wynikających z przeterminowania, a klienci otrzymują świeże i pełnowartościowe produkty, zgodne z ich oczekiwaniami.

Zalety i wady stosowania FIFO

Zalety FIFO

• Lepsza kontrola nad zapasami.
• Minimalizacja strat wynikających z przeterminowania.
• Uproszczenie procesów księgowych – łatwiejsze określanie wartości magazynowanych towarów.

Wady FIFO

• Może prowadzić do wyższych kosztów sprzedanych towarów w branżach o dynamicznych zmianach cen surowców.
• Wymaga odpowiedniej infrastruktury magazynowej, co wiąże się z dodatkowymi kosztami inwestycyjnymi.
• Nie zawsze jest optymalne dla branż, w których ważniejsza jest rotacja według wartości, a nie daty przyjęcia.

Przykłady zastosowania FIFO w magazynach i e-commerce

W e-commerce FIFO odgrywa ogromną rolę w zarządzaniu zapasami, zwłaszcza w przypadku produktów o ograniczonym terminie ważności, takich jak kosmetyki czy suplementy diety. Dzięki tej metodzie firmy mogą zapewnić klientom świeże produkty i uniknąć strat wynikających z przeterminowania. W magazynach, FIFO pomaga w organizacji przestrzeni i optymalizacji przepływu towarów. Na przykład w centrach dystrybucyjnych sieci spożywczych FIFO gwarantuje, że starsze partie produktów opuszczają magazyn jako pierwsze. To minimalizuje ryzyko strat i zwiększa efektywność operacyjną.

Zasada LIFO

Zasada LIFO (Last In – First Out – ostatnie przyszło, pierwsze wyszło) narzuca wydanie z magazynu , w pierwszej kolejności, tej grupy produktów, które zostały przyjęte ostatnie – bardzo często jest powiązana z wyposażeniem technicznym, którego obsługa jest zgodna z LIFO.

Zasada LIFO jest odwrotną techniką do FIFO, gdyż zakłada „workowy” układ magazynu. System LIFO jest najrzadziej stosowaną techniką składowania, wykorzystywaną głównie przy składowaniu towaru niestarzejącego się.

Kto stosuje LIFO? Przykładowo, mroźnia kontraktowa, która świadczy usługi dla wielu podmiotów o zróżnicowanych wymaganiach w zakresie przepływu towarów. Przy tej technice selektywność towaru nie jest tak ważna, jak w FIFO, gdyż nie jest konieczny dostęp do każdej jednostki ładunkowej w każdym momencie. Infrastruktura magazynowa, którą stosuje się przy takim funkcjonowaniu magazynu, wyklucza regały grawitacyjne, natomiast można stosować regały paletowe (regały Cart Push-back, regały paletowe X-PR Line, regały wjezdne drive in czy Radio Shuttle), regały wspornikowe czy regały przesuwne.

Jak działa metoda LIFO?

Choć LIFO nie jest tak popularne jak FIFO czy FEFO, w określonych warunkach może przynieść istotne korzyści. W praktyce oznacza to, że najnowsze dostawy są wykorzystywane w pierwszej kolejności, co pozwala firmom uwzględniać w kosztach aktualne, często wyższe ceny zakupu. Niższy dochód do opodatkowania, co w okresach inflacji może być szczególnie korzystne. Jednak ta metoda niesie ze sobą również ryzyko. Starsze zapasy mogą zalegać w magazynie przez dłuższy czas, co zwiększa prawdopodobieństwo ich przeterminowania lub utraty wartości. Dlatego LIFO wymaga starannego zarządzania, aby uniknąć problemów związanych z nadmiernym gromadzeniem nieaktualnych produktów.

Zalety i wady stosowania LIFO

Decyzja o wdrożeniu LIFO wiąże się zarówno z korzyściami, jak i wyzwaniami.

Zalety

• Możliwość obniżenia podstawy opodatkowania w warunkach rosnących cen.
• Lepsze dopasowanie kosztów do aktualnych realiów rynkowych.
• Potencjalna poprawa płynności finansowej przedsiębiorstwa.

Wady

• Bardziej skomplikowana księgowość.
• Ryzyko nagromadzenia przestarzałych zapasów.
• Trudności w sprzedaży starszych produktów.

Dlatego przed wdrożeniem tej strategii warto dokładnie przeanalizować, czy pasuje ona do specyfiki danej branży.

Wpływ LIFO na koszt sprzedanych towarów

Wybór LIFO ma bezpośredni wpływ na koszt sprzedanych towarów, zwłaszcza w warunkach inflacyjnych. Ponieważ najnowsze, często droższe towary są wydawane jako pierwsze, koszt rośnie, co może obniżyć dochód do opodatkowania. Z jednej strony to korzystne z perspektywy podatkowej. Z drugiej – może wpłynąć na marże zysku i ogólną rentowność firmy. Dlatego przedsiębiorstwa stosujące LIFO muszą znaleźć równowagę między oszczędnościami podatkowymi a wpływem na wyniki finansowe. Jakie inne strategie mogą pomóc w zarządzaniu zapasami w zmiennym otoczeniu rynkowym? Czy istnieją sposoby na ograniczenie ryzyka związanego z przestarzałymi zapasami przy stosowaniu LIFO? Warto rozważyć alternatywne metody, takie jak FIFO czy FEFO, aby dostosować strategię do specyfiki działalności.

Zasada FEFO

Zasada FEFO (First Expired – First Out – pierwsze traci ważność, pierwsze wyszło) jest stosowana w obiektach, w których przechowuje się produkty o ograniczonym terminie ważności. Zasada FEFO jest szczególnie stosowana, gdy ten termin jest krótki.

Metoda FEFO jest techniką jest stosowaną w przemyśle spożywczym i w magazynach, gdzie składowane są towary z datą ważności. Towar z tej samej grupy asortymentowej jest wydawany wtedy, gdy jego przydatność jest najkrótsza. Przy stosowaniu tej techniki selektywność ładunków jest bardzo ważna ze względu dostępność do każdej jednostki ładunkowej, jak i kontroli dat ważności. Wykorzystywana infrastruktura magazynowa przy FEFO jest niemalże taka sama jak przy FIFO.

Jak działa metoda FEFO?

W zarządzaniu zapasami zasada FEFO sprawdza się zwłaszcza tam, gdzie termin ważności produktów ma decydujące znaczenie. Polega na priorytetowym wydawaniu towarów z najkrótszym okresem przydatności. To proste, ale niezwykle skuteczne podejście pozwala firmom ograniczyć ryzyko przeterminowania produktów i uniknąć strat finansowych. Jest to szczególnie istotne w branżach takich jak przemysł spożywczy i farmaceutyczny, gdzie jakość oraz bezpieczeństwo produktów są absolutnym priorytetem. Stosowanie FEFO nie tylko redukuje straty, ale także buduje zaufanie klientów, którzy otrzymują zawsze świeże i bezpieczne towary.

Zalety i wyzwania stosowania FEFO

Stosowanie zasady FEFO niesie ze sobą wiele korzyści:

• minimalizacja strat – ograniczenie ryzyka przeterminowania produktów,
• większa efektywność operacyjna – lepsza organizacja procesów magazynowych,
• poprawa obsługi klienta – dostarczanie świeżych i bezpiecznych towarów,
• optymalizacja zarządzania zapasami – ważna w dynamicznych branżach.

Jednak FEFO wiąże się także z pewnymi wyzwaniami:

• śledzenie terminów ważności – konieczność precyzyjnego monitorowania dużej liczby produktów,
• wymóg zaawansowanych systemów – potrzeba inwestycji w technologie automatyzujące procesy magazynowe.

Mimo tych trudności, korzyści płynące z FEFO sprawiają, że jest to jedno z najskuteczniejszych podejść do zarządzania produktami o ograniczonym terminie ważności.

Inne metody zarządzania zapasami

Efektywne zarządzanie zapasami to nie tylko wybór między FIFO, LIFO czy FEFO. Istnieją także mniej popularne, ale równie skuteczne metody, które mogą pomóc firmom w optymalizacji kosztów i strategii finansowej. Wśród nich wyróżniają się LOFO (ang. Lowest In, First Out), HIFO (ang. Highest In, First Out) oraz AVCO (ang. Average Cost) – każda z tych metod ma swoje specyficzne zalety i sprawdza się w określonych warunkach biznesowych.

Jak działa metoda LOFO

Metoda LOFO polega na tym, że z magazynu w pierwszej kolejności wydawane są najtańsze towary. W efekcie droższe produkty pozostają w zapasach, co może zwiększyć ich wartość księgową. To podejście jest szczególnie przydatne w branżach, gdzie znaczenie ma strategiczne zarządzanie kosztami, np. w sektorze dóbr luksusowych lub firmach dążących do optymalizacji sprawozdań finansowych.

Zalety LOFO:

• może zwiększyć wartość księgową zapasów,
• pomaga w optymalizacji sprawozdań finansowych,
• sprawdza się w branżach o wysokiej marży, np. dobra luksusowe.

Wady LOFO:

• może prowadzić do zalegania droższych towarów w magazynie,
• negatywnie wpływa na płynność finansową i rotację zapasów.

Jak działa metoda HIFO

Metoda HIFO zakłada, że w pierwszej kolejności wydawane są najdroższe towary. Takie podejście często stosuje się w strategiach podatkowych, zwłaszcza w funduszach inwestycyjnych, gdzie minimalizacja zobowiązań podatkowych odgrywa kluczową rolę.

W zarządzaniu zapasami HIFO może być korzystne dla firm działających w sektorach o dużej zmienności cen, takich jak przemysł surowcowy czy elektronika.

Zalety HIFO:

• może pomóc w minimalizacji zobowiązań podatkowych,
• sprawdza się w branżach o dużej zmienności cen,
• umożliwia szybsze pozbycie się najdroższych towarów.

Wady HIFO:

• może prowadzić do zaniżenia wartości zapasów.
• wpływa na wyniki finansowe przedsiębiorstwa.

Metoda AVCO – wycena zapasów według średniej ważonej

AVCO to metoda wyceny zapasów oparta na średniej ważonej cenie zakupu. Pozwala ona na równomierne rozłożenie kosztów nabycia na wszystkie jednostki towaru, co zapewnia większą stabilność w raportowaniu finansowym.

AVCO jest zgodna z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (IFRS), co sprawia, że jest popularnym wyborem w wielu branżach – zwłaszcza tam, gdzie ceny surowców często się zmieniają.

Zalety AVCO:

• zapewnia stabilność w raportowaniu finansowym,
• pomaga uniknąć gwałtownych wahań w wycenie zapasów,
• ułatwia planowanie budżetu i analizę kosztów,
• jest zgodna z międzynarodowymi standardami rachunkowości.

Każda z tych metod ma swoje zastosowanie w zależności od specyfiki działalności firmy. Wybór odpowiedniego podejścia do zarządzania zapasami może znacząco wpłynąć na koszty operacyjne, płynność finansową oraz strategię podatkową.

Jak wybrać odpowiednią metodę?

Dobór właściwej metody zarządzania zapasami zależy od:

• specyfiki działalności – np. w handlu detalicznym dominuje FIFO, a w produkcji przemysłowej LIFO,
• rodzaju przechowywanych produktów – towary z krótkim terminem ważności wymagają FEFO,
• strategii finansowej firmy – LIFO może być korzystne podatkowo, ale niesie ryzyko zalegania starszych zapasów.

Znajomość metod FIFO, LIFO i FEFO jest ważna dla sprawnego zarządzania przepływem towarów. Każda z tych metod ma swoje unikalne zastosowanie i może znacząco wpłynąć na efektywność magazynowania:

• FIFO – w branżach, gdzie termin przydatności ma największe znaczenie, np. przemysł spożywczy.
• LIFO – w magazynach, gdzie przechowywane są towary bez określonej daty ważności lub szczególnie liczy się optymalizacja kosztów księgowych.
• FEFO – branża farmaceutyczna i spożywcza, gdzie najważniejsza jest kontrola jakości.

Najważniejsze jest dokładne przeanalizowanie, jak każda z metod wpływa na koszty, płynność finansową i efektywność operacyjną. Tylko wtedy można podjąć świadomą, dobrze uzasadnioną decyzję.

FIFO, LIFO, FEFO i inne zasady – podsumowanie

W procesie magazynowania warto stosować zasady, które zdefiniują sposób przepływu towarów w obiekcie. Dobór odpowiedniej techniki, bardzo często jest warunkowany specyfiką – określonymi cechami fizyczno-chemicznymi przechowywanych produktów oraz przyjętą strategią dystrybucji.

Zapraszamy do zapoznania się z naszą ofertą regałów magazynowych. WDX S.A. to firma posiadająca ugruntowaną pozycję na rynku oraz 30 lat doświadczenia w wdrażaniu systemów składowania skrojonych „na miarę”. Jako producent regałów magazynowych oferujemy rozwiązania dedykowane dla FIFO, LIFO i FEFO.

Sprawdź również automatykę magazynową, która zapewni Ci niskie koszty operacyjne.