Lead Time – elementy, jak obliczyć, sposoby na skrócenie

Lead time to czas, który upływa od rozpoczęcia danego procesu do jego zakończenia. Termin jest powszechnie używany w zarządzaniu łańcuchami dostaw, projektami i produkcją. Firmy dokonują przeglądu czasu realizacji na poszczególnych etapach przetwarzania zamówień. Porównując wyniki z ustalonymi wzorcami, mogą określić, gdzie występują nieefektywności. Skrócenie lead time może usprawnić operacje i poprawić produktywność, zwiększając wydajność i przychody. Z kolei jego wydłużenie negatywnie wpływa na sprzedaż i procesy produkcyjne.

Czynniki, które mogą wpływać na lead time, obejmują między innymi dostępność surowców i produktów, wszelkiego rodzaju awarie, niedobory siły roboczej, klęski żywiołowe i błędy ludzkie. Aby skrócić czas realizacji, niektóre firmy wdrażają strategie automatycznego uzupełniania zapasów oraz Just in Time.

Lead time – elementy

Ogólnie lead time dzielimy na następujące elementy:

• Czas wstępnego przetwarzania – jest to również okres planowania i obejmuje czas potrzebny na otrzymanie prośby o uzupełnienie, zrozumienie go i utworzenie zamówienia zakupu lub zlecenia w przypadku firmy produkcyjnej.
• Czas przetwarzania – okres na zakup lub wyprodukowanie przedmiotu.
• Czas oczekiwania – okres między zakupem niezbędnych komponentów do momentu rozpoczęcia procesu produkcyjnego.
• Czas magazynowania – to czas, w którym towary pozostają w magazynie lub fabryce w oczekiwaniu na dostawę.
• Czas transportu – okres, w którym wyprodukowany przedmiot przemieszcza się z magazynu / fabryki do klienta.
• Czas inspekcji – czas spędzony na sprawdzeniu produktu pod kątem zgodności ze specyfikacją, a także usunięciem ewentualnych niezgodności.

W przypadku wysyłki gotowych produktów z magazynu, mamy do czynienia z czasem wstępnego przetwarzania, przechowywania (skompletowanie i zapakowanie przesyłki) i transportu.

Obliczanie czasu realizacji

Lead time dla zamówienia klienta obliczamy wg. prostego równania:

Czas realizacji = termin dostawy – termin otrzymania zamówienia.

W przypadku niezgodności realnego czasu z założonym, konieczne jest zastosowanie środków naprawczych w celu jego skrócenia. Jednym z rozwiązań jest użycie programu, który zapewnia automatyczne uzupełnianie zapasów.

Należy pamiętać, że lead time różni się w zależności od wydolności na poszczególnych etapach łańcucha dostaw, co powoduje trudności w przewidywaniu, kiedy spodziewać się dostawy towarów i koordynowaniu produkcji. Często skutkuje to nadmiernymi zapasami, co obciąża budżet firmy. Pewnych opóźnień w czasie realizacji nie można jednak przewidzieć. Utrudnienia w transporcie, niedobory surowców, klęski żywiołowe, błędy ludzkie oraz inne niekontrolowane problemy wpłyną na lead time. W przypadku produktów krytycznych, zaleca się ustalenie dostawcy zapasowego w celu utrzymania produkcji. Współpraca z dostawcą, który zawsze ma pod ręką zapasy i stale monitoruje ich wykorzystanie, pomaga złagodzić problemy wynikające z nieprzewidzianych zdarzeń.

Lead Time – sposoby na skrócenie

Klienci nie lubią czekać. Niezależnie od tego, czy jest to klient indywidualny, zamawiający np. etui do telefonu za kilka złotych czy klient instytucjonalny, zbyt długie oczekiwanie na dostawę zamówionego produktu powoduje frustrację.
Dla producentów i firm handlowych konsekwencje wydłużonego czasu realizacji mogą wykraczać daleko poza zwykłą irytację. Jak więc skrócić swój lead time i uniknąć nieprzyjemnych skutków opóźnień? Poniżej przedstawiamy kilka sposobów obejmujących obszar samej logistyki z pominięciem produkcji, dla której możliwości jest znacznie więcej (np. system kanban czy kitting).

1. Mapowanie strumienia wartości. Sporządź listę tych działań, które wydłużają lead time i wyeliminuj te, bez których firma może się obejść. Pozostaw jedynie te, które mają pozytywny wpływ na jakość produktu.
2. Poszukaj lokalnych dostawców. Zamiast importować surowce lub produkty z rynków zagranicznych, możesz poszukać lokalnych dostawców, o ile nie wpłynie to negatywnie na jakość Twoich wyrobów. Zakup lokalnych produktów skraca czas transportu. Zdarza się również, że przyczyną opóźnień jest bariera językowa.
3. Automatyzacja procesów. Jak wspomnieliśmy wyżej, coraz częściej firmy korzystają ze specjalnego oprogramowania do automatycznego uzupełniania zapasów, gdy zbliżają się one do minimalnej wartości krytycznej.
4. Informuj dostawcę o przewidywanych terminach zamówień. Na podstawie rzeczywistych danych sprzedażowych z Twojego WMS, możesz określić terminy spodziewanych kolejnych zamówień i przedstawić je dostawcy, aby mógł przewidzieć Twoje zapotrzebowanie i przyspieszyć proces realizacji.
5. Konsolidacja dostawców. Pisaliśmy już, że warto mieć dostawcę zapasowego, żeby uniezależnić się od jednego źródła, ale pamiętaj, że jest mało prawdopodobne, abyś potrzebował więcej niż dwóch dostawców zapasowych. Jeśli masz ich więcej, to rozważ skondensowanie łańcucha dostaw, aby skrócić czas poświęcany na obsługę wielu kont i/lub wdrożyć oprogramowanie do zarządzania dostawcami, które może pomóc w usprawnieniu procesów i zwiększeniu wydajności. Może okazać się, że konsolidacja lub zmiana dostawców może zwiększyć wartość na wiele sposobów.
6. Przepływ informacji. Pozostawanie w kontakcie z dostawcą przez cały proces pomaga zapewnić spełnienie oczekiwań i szybkie rozwiązanie wszelkich problemów pojawiających się w trakcie realizacji.

Lead time – podsumowanie

Lead time to ważny wskaźnik, który należy stale monitorować, ponieważ jest przydatny do prognozowania sprzedaży, poprawy satysfakcji klientów i poprawy wydajności przepływów pracy operacyjnej. Bez odpowiedniego zarządzania zapasami oraz przepływem materiałów i informacji, Twoi pracownicy będą zbyt obciążeni uzgadnianiem zamówień i ręcznym wprowadzaniem danych.

Aby znaleźć innowacyjne sposoby na udoskonalenie tego wskaźnika niezbędna może się okazać pomoc specjalistów. W zakresie optymalnego zaprojektowania procesów logistycznych w magazynie, możesz skorzystać z wiedzy i doświadczenia naszych inżynierów – nasz zespół projektowo-techniczny jest gotowy na nowe wyzwania. Zapraszamy do kontaktu!