Jak sprawnie zarządzać magazynem?

Zarządzanie magazynem jest złożonym zadaniem, które koncentruje się na płynnym przebiegu procesu, produktywności personelu czy zapewnieniu najwyższego poziomu bezpieczeństwa. Wydajność intralogistyki jest uwarunkowana efektywnym przebiegiem poszczególnych operacji – przechowywania, ewidencjonowania, przyjęcia, wydawania, kompletacji oraz wysyłki towaru. Każda z czynności ma swoje miejsce w czasie i powinna być wykonywana w ściśle zaprojektowanej kolejności. Tak, aby w prowadzonym magazynie nie zapanował chaos. Dzisiejszy artykuł powstał dla osób, które chcą dowiedzieć się, jak sprawnie zarządzać magazynem.

Magazyn to istotny element w łańcuchu dostaw całego przedsiębiorstwa. Jego prawidłowe funkcjonowanie jest kluczowe dla wysoce wydajnego przepływu materiałów. O ile bezpośrednim celem zarządzania obiektem jest sprawnie realizowany proces magazynowania, o tyle pośrednio chodzi o efektywność kosztową i ograniczenie niepotrzebnych wydatków. Odpowiednie zarządzanie magazynem pozwala zoptymalizować wydatki związane z wyposażeniem, wykorzystaniem dostępnej przestrzeni oraz pracą zatrudnionych ludzi. Pierwszym krokiem do osiągnięcia założonych celów może być audyt logistyczny magazynu – przeprowadzony wewnętrznie lub przez dobrze przygotowaną firmę świadczącą usługi doradcze.

1. Audyt magazynu

Sprawne zarządzanie magazynem cechuje się m.in. otwartością na zmiany – wielu kierowników obiektów logistycznych zakorzeniło się w procedurach, które dawały doskonałe rezultaty w przeszłości. Audyt magazynu umożliwia zdiagnozowanie obecnej sytuacji, weryfikację procesu opartą na liczbach, a co najważniejsze, pokazuje kierunek zmian oraz prognozuje zasoby wymagane aby konkretne udoskonalenia wprowadzić. Wdrożenie audytu powinno poprzedzać szczegółowe przygotowanie narzędzi audytorskich oraz kluczowych wskaźników oceny – można w tym celu zatrudnić firmę zewnętrzną, która specjalizuje się w optymalizacji procesów magazynowych. Audyt daje osobie zarządzającej magazynem informacje na temat poziomu wykorzystania urządzeń technicznych, stopnia optymalizacji stref funkcjonalnych, wydajności przepływu materiałów czy też dostępności do wymaganych technologii i informacji.

2. Układ magazynu i podział na strefy

Podstawą sprawnego zarządzania obiektem jest podział magazynu na strefy oraz zaprojektowanie wzajemnych powiązań funkcjonalnych w ich obrębie. Należy wyznaczyć strefę przyjęcia towaru, strefę składowania, strefę kompletacji i strefę wydawania. Wszystkie regały i miejsca paletowe powinny posiadać logiczny i spójny system oznakowania, tak aby osoba odpowiedzialna np. za kompletację mogła szybko odszukać potrzebny towar. W ten sposób stworzymy klarowny układ magazynu. Pozwoli to zachować ład przestrzenny i umożliwi sprawną realizację wszystkich etapów procesu składowania.

O podziale magazynu na strefy możesz przeczytać w naszym przewodniku logistycznym: https://wdx.pl/2020/05/07/podzial-magazynu-na-strefy/

3. Wykorzystanie przestrzeni składowania

Magazyn to zazwyczaj ograniczona powierzchnia, która powinna zostać zorganizowana tak, aby wszystkie strefy funkcjonale mogły realizować wydajnie i bezpiecznie swoje zadania operacyjne. Palącym problemem dla wielu współczesnych magazynów jest zwiększenie przestrzeni na składowanie bez zwiększania powierzchni samego obiektu – często jest to zbyt kosztowne lub wydaje się niemożliwe do realizacji. Jak sprawnie zarządzać magazynem, aby zwiększyć przestrzeń składowania?

• Antresola magazynowa – poprzez dodatkowe piętra pełnowartościowej przestrzeni operacyjnej.
• Regały wysokiego składowania – poprzez wykorzystanie kubatury obiektu do góry.
• Składowanie blokowe palet – poprzez zagęszczenie ułożenia jednostek ładunkowych względem siebie.

Każde z powyższych rozwiązań ma swoje wady i zalety, ale też konkretne ograniczenia jeżeli chodzi o możliwość wdrożenia systemu. Należy o tym pamiętać budując nowy obiekt. Wymierne oszczędności można osiągnąć poprzez nawiązanie współpracy z projektantem wyposażenia magazynowego już we wczesnej fazie inwestycji.

4. Optymalne wykorzystanie floty wózków widłowych

Zarządzanie flotą wózków widłowych to newralgiczny obszar wpływający na wydajność, ale przede wszystkim na bezpieczeństwo pracy we współczesnych obiektach magazynowych. Wózki widłowe to urządzenia wykorzystywane podczas transportu wewnętrznego, kompletacji czy też składowania towarów. Sprawne zarządzanie magazynem musi uwzględniać optymalne wykorzystanie wózków widłowych. Warto skorzystać z oferty producentów dostarczających systemy informatyczne wspierające zarządzanie flotą.

Doskonałym przykładem jest tutaj Crown InfoLink® – system zbierający i analizujący dane w czasie rzeczywistym. InfoLink® informuje osobę zarządzającą magazynem o poziomie wykorzystania każdej pojedynczej maszyny, o sytuacjach krytycznych, takich jak kolizje czy alertach bezpieczeństwa związanych z niedotrzymaniem procedur oraz możliwością awarii danego urządzenia.

5. Zasady wydawania towaru

Istnieją trzy podstawowe metody opracowane dla potrzeb zarządzania gospodarką magazynową – FIFO, LIFO, FEFO. Dla przykładu, przedsiębiorstwa z branży spożywczej często korzystają z koncepcji przepływu towarów FIFO – skrót od angielskiego First In First Out oznaczający „pierwsze weszło – pierwsze wyszło”. Najogólniej mówiąc, to zasada, zgodnie z którą towar trafiający do magazynu jako pierwszy, ma również pierwszeństwo przy wydawaniu z obiektu. Zgodnie z tą zasadą towary najdłużej składowane w magazynie wydaje się w pierwszej kolejności. Koncepcja FIFO ma zapobiegać zbyt długiemu zaleganiu danych partii towarów i tym samym ograniczyć ryzyko utraty przydatności do spożycia.

Krótki przewodnik po technikach składowania znajdziesz na naszym blogu: https://wdx.pl/2017/02/07/kilka-slow-o-technikach-skladowania-czyli-fifo-lifo-oraz-fefo/

6. Informatyczny system zarządzania magazynem

Automatyzacja poszczególnych operacji intralogistycznych odgrywa szczególną rolę w zakresie zarządzania magazynem. Dlatego, sposobem na sprawne zarządzanie magazynem jest wdrożenie jednego z dostępnych i sprawdzonych systemów informatycznych. Na przykład system magazynowy WMS od WDX pozwala zarządzać gospodarką magazynowania w czasie rzeczywistym. Został stworzony z myślą o magazynach z różnych branż – istnieje możliwość łatwego zaprojektowania / zweryfikowania poszczególnych funkcji według celów operacyjnych danego procesu magazynowania. System WMS znacznie usprawnia zarządzanie przepływem towarów w magazynach i obiektach produkcyjnych, od momentu wejścia, aż do ich wydania.

Jak sprawnie zarządzać magazynem? Podsumowanie

Odpowiednie zarządzanie gospodarką magazynową to wiele aspektów, które powinny zostać wzięte pod uwagę. Z pewnością warto zacząć od diagnozy problemów wykonując audyt magazynu. Właściwe usprawnienia muszą koncentrować się na wszystkich parametrach operacyjnych, a nie skupiać się jedynie na sferze technologii. Kluczowe dla osiągniecia założonych celów może okazać się wsparcie informatyczne – zarówno w postaci systemu zarządzającego flotą wózków widłowych, jak i całym procesem magazynowania.