Jak przygotować magazyn na peak season?

Peak season to okres wzmożonej sprzedaży i lawinowego wzrostu zamówień; to czas, który potrafi zweryfikować prawdziwą wydajność magazynu. Dlatego bardzo ważne jest planowanie procesów pozwalające odpowiednio przygotować się do obsługi peaków sprzedażowych. W zależności od branży, peak season może przypadać w okresie przedświątecznym, wraz z nadejściem wiosny czy też przed rozpoczęciem roku szkolnego.

Kluczem do prognozowania wzmożonej sprzedaży jest analiza danych historycznych, ale jak przygotować magazyn na peak season, by nic nie mogło nas zaskoczyć? Zapraszamy do lektury!

O czym będziemy rozmawiać w kontekście przygotowania magazynu do peak season?

W logistyce peak season to szereg wyzwań związanych z zarządzaniem zapasami, pojemnością magazynu czy efektywną dystrybucją towarów. Dodatkowo, dochodzi aspekt marketingowy, ponieważ zdolność do zaspokojenia potrzeb w tym okresie może wpłynąć na postrzeganie marki i lojalność klientów.

Poniżej znajdziecie film prezentujący wdrożenie regałów mobilnych dla jednego z naszych klientów. Tego typu system magazynowania pozwolił przygotować magazyn na peak season w branży zniczy, gdzie mamy do czynienia ze wzmożoną sprzedażą przed 1 listopada.

W dalszej części naszego artykułu skoncentrujemy się na 4 obszarach (które według nas są najważniejsze do odpowiedniego przygotowania magazynu do peak season):

• planowanie operacyjne,
• efektywna organizacja przestrzeni magazynowej,
• przygotowanie zespołu,
• infrastruktura gotowa na najważniejsze wyzwania.

Planowanie operacyjne – pierwszy krok do przygotowania magazynu na peak season

Strategia zarządzania magazynem powinna być skonstruowana w ten sposób, abyoperacje były zdolne sprostać rosnącemu popytowi i zapewnić płynność działania nawet w najbardziej intensywnym okresie sprzedażowym.

Jednym z najważniejszych elementów tego procesu jest prognozowanie popytu. W tym celu zazwyczaj analizuje się dane z poprzednich lat oraz aktualne trendy rynkowe. Pozwala to zidentyfikować, które produkty były najczęściej zamawiane oraz jakie czynniki wpływały na wzrost liczby zamówień. Nie można również pominąć sezonowych trendów zakupowych, na przykład:

• wiosną rośnie popyt na produkty ogrodnicze,
• zimą – na sprzęt sportowy do użytku domowego.

Zarządzanie zapasami w okresach szczytowych

Odpowiednie planowanie i kontrola stanów magazynowych wpływają na efektywność procesów. Jak więc przygotować się na ten intensywny czas i uniknąć błędów?

Podstawą jest zarządzanie zapasami sezonowymi, czyli dostosowanie ilości i rodzaju towarów do przewidywanego zapotrzebowania. Dobrze przeprowadzona analiza pozwala uniknąć dwóch skrajności:

• nadmiaru produktów – generującego zbędne koszty magazynowania,
• niedoboru towarów – prowadzącego do utraconych zamówień i niezadowolenia klientów.

Niemniej istotna jest rotacja zapasów. Regularne odświeżanie asortymentu zgodnie z sezonowym popytem:

• zapobiega przeterminowaniu produktów,
• zwiększa efektywność operacyjną,
• ogranicza straty,
• jest niezbędne w branżach o krótkim cyklu życia produktu, takich jak moda czy FMCG.

Warto również zadbać o efektywne zarządzanie zwrotami. W okresach takich jak Black Friday czy święta liczba zwrotów może gwałtownie wzrosnąć.

Dowiedz się, czym jest logistyka zwrotna.

Organizacja przestrzeni magazynowej

Jak zatem przygotować magazyn na wzmożony ruch, by w pełni wykorzystać ten intensywny czas? Tajemnicą sukcesu jest optymalizacja przestrzeni magazynowej:

• regały wysokiego składowania – pozwalają maksymalnie wykorzystać przestrzeń pionową,
• systemy dynamicznego rozmieszczania produktów – umożliwiają elastyczne zarządzanie lokalizacjami,
• systemy AS/RS – przyspieszają proces składowania i pobierania towarów.

Dzięki ww. rozwiązaniom można znacząco zwiększyć pojemność magazynu bez konieczności jego fizycznej rozbudowy.

Punktem wyjścia powinno być przemyślane rozmieszczenie stref – od przyjęcia towaru, przez składowanie, aż po wysyłkę. Proste zmiany, jak na przykład przestawienie regałów magazynowych czy zmiana lokalizacji strefy kompletacji, potrafią przełożyć się na wymierne korzyści.

Sezonowy wzrost zapotrzebowania na przestrzeń magazynową to zjawisko, którego nie da się uniknąć, ale można się na nie skutecznie przygotować. Dostępne rozwiązania to m.in.:

• wynajem zewnętrznych powierzchni magazynowych,
• kontenery mobilne,
• współpraca z operatorem logistycznym oferującym elastyczne modele współpracy.

Ciekawe rozwiązanie wybrał jeden z klientów WDX wdrażając wózki systemowe VNA, które obsługują strefę magazynu odpowiedzialną za wydajną pracę podczas peak season. Zobacz poniższy materiał wideo.

Zasoby ludzkie i organizacja pracy

W okresie wzmożonego ruchu odpowiednie decyzje kadrowe mogą przesądzić o sukcesie firmy. Czy przedsiębiorstwo poradzi sobie z większym obciążeniem? Czy utrzyma wysoki standard obsługi klienta?

Warto rozpocząć od zatrudnienia pracowników sezonowych oraz zapewnienia im odpowiedniego szkolenia. Dobrze przygotowany zespół to fundament płynnej pracy i zadowolenia klientów. Firmy, które planują rekrutację z wyprzedzeniem, zyskują przewagę, bo mają czas na wdrożenie nowych osób i uporządkowanie procesów.

Jednak samo zatrudnienie to dopiero początek. Równie duże znaczenie ma odpowiednie szkolenie, dostosowane do specyfiki stanowiska i tempa pracy w sezonie. W praktyce oznacza to:

• naukę obsługi systemów magazynowych,
• poznanie procedur bezpieczeństwa,
• wdrożenie w standardy obsługi klienta.

Ważna jest również sprawna komunikacja wewnętrzna. Szybki i przejrzysty przepływ informacji między działami pozwala uniknąć chaosu oraz lepiej koordynować działania.

Skuteczna komunikacja przekłada się bezpośrednio na:

• budowanie zaufania w zespole,
• wzmacnianie zaangażowania pracowników,
• tworzenie poczucia wspólnego celu,
• zapewnienie przejrzystości działań.

Utrzymanie infrastruktury i ciągłości działania

Wszystkie elementy infrastruktury logistycznej muszą działać bez zarzutu, szczególnie w najbardziej wymagających momentach, takich jak peak season.

Regularne kontrole techniczne i systematyczna konserwacja urządzeń pozwalają uniknąć przykrych niespodzianek, które mogą sparaliżować operacje w najmniej odpowiednim momencie.

Przygotowania do peak season należy rozpocząć od podstaw, czyli od gruntownej konserwacji sprzętu magazynowego. Obejmuje to:

• przeglądy techniczne – identyfikacja potencjalnych usterek zanim dojdzie do awarii,
• wymianę zużytych komponentów – zapobieganie przestojom w newralgicznych momentach,
• testy maszyn – upewnienie się, że sprzęt działa z pełną wydajnością.

Dobrze przygotowany i przetestowany plan awaryjny umożliwia szybką reakcję na zakłócenia i zwiększa odporność operacyjną firmy. Dzięki temu, nawet w obliczu nagłych problemów, działalność może być kontynuowana.

Identyfikując potencjalne problemy, które mogą pojawić się podczas peak season, szczególną uwagę warto zwrócić na:

• awarie systemów informatycznych – zapewnienie alternatywnych kanałów komunikacji i dostępu do danych,
• opóźnienia w dostawach – elastyczne harmonogramy i alternatywne trasy transportu,
• braki kadrowe – plany zastępstw i współpraca z agencjami pracy tymczasowej.

Ważne jest strategiczne rozmieszczenie zasobów. Przemyślane ulokowanie towarów i sprzętu umożliwia szybką reorganizację procesów w razie zakłóceń.

Podsumowanie

Aby skutecznie zarządzać peak season w magazynie, warto zainteresować się rozwiązaniami, które można relatywnie łatwo rozbudować w celu zwiększania pojemności obiektu czy też wydajności operacji. Przykładem może być magazyn automatyczny Q-Line, który „rośnie” wraz z potrzebami logistycznymi przedsiębiorstwa:

Inteligentne systemy automatyki umożliwiają regulację pojemności magazynowej w czasie rzeczywistym, w odpowiedzi na potrzeby rynku: elastyczność systemu zapewnia wydajność, minimalizując jednocześnie ryzyko braków lub nadmiaru zapasów.

Peak season to okres, w którym wszystko przyspiesza. Black Friday, Cyber Monday, świąteczna gorączka zakupów, to momenty, gdy klienci kupują impulsywnie, a firmy muszą działać szybciej, sprawniej i elastyczniej niż kiedykolwiek wcześniej. Każda sekunda i każda decyzja mają znaczenie.