WMS – jak wybrać najlepszy system do twojego magazynu
Wybór systemu WMS to zazwyczaj długotrwały proces. Proces, który wymaga uwzględnienia wielu zmiennych wynikających z specyfiki logistyki wewnętrznej danego przedsiębiorstwa. Przepływy towarów między produkcją a magazynem, wielość infrastruktury magazynowej i wykorzystaną technologię, a także ilość obiektów magazynowych, specyfikę i liczbę (SKU – Stock Keeping Unit), charakterystykę odbiorców oraz realizowanych przez nich zamówień, kanały dystrybucji itd. Dobry system pomoże lepiej zarządzać pracą magazynu, źle dobrany będzie generował niepotrzebne koszty i… frustrację. To jak wybrać najlepszy system WMS do Twojego magazynu?
Czym jest system WMS – definicja
– „Panie Tomku, po co Wam ten WMS?”
– „Wie Pan co, zrobiło się tego tak dużo, że bez WMS nie ogarniemy chaosu w magazynie”
W naszej pracy często spotykamy się właśnie z takim podejściem. Czyli, czym jest ten WMS?
WMS koordynuje prace magazynowe. Jest to system informatyczny służący do zarządzania przepływem towarów oraz optymalizacji wykorzystania zasobów. WMS ułatwia podejmowanie decyzji opartych o dane. WMS składa się zazwyczaj z szeregu modułów, które odpowiadają ze poszczególne operacje w procesie magazynowania. WMS może zarządzać dowolną ilością magazynów.
WMS wspiera logistykę wewnętrzną firmy, od przyjęcia towaru, przez jego ułożenie na regałach magazynowych, kompletację zamówień, aż po wysyłkę. Pozwala:
- na bieżąco śledzić stany magazynowe,
- przypisywać lokalizacje towarom,
- planować rozmieszczenie produktów,
- optymalizować ścieżki kompletacji.
WMS automatyzuje wiele powtarzalnych czynności, zmniejsza liczbę kosztownych pomyłek i umożliwia przejrzyste raportowanie.
Jako czołowy dostawca technologii dla magazynowania wspieramy firmy we wdrożeniach systemu WMS: https://wdx.pl/oferta/system-magazynowy-wms/.
Zbieranie informacji przed wdrożeniem systemu WMS
Zanim zdecydujesz się na implementację WMS, powinieneś dobrze zrozumieć potrzeby swojego magazynu. Musisz wiedzieć, jakie procesy chcesz usprawnić, jakie masz możliwości w zarządzaniu zasobami ludzkimi, jak wygląda struktura magazynu i gdzie dziś tracisz czas lub pieniądze.
Przygotowanie listy wymagań WMS
Dobrze jest przygotować konkretną listę oczekiwań. Najlepiej zacząć od analizy bieżących procesów w magazynie: co działa dobrze, a co sprawia problemy? Czy potrzebujesz wsparcia w kompletacji, kontroli stanów, integracji z automatyką, czy może w raportowaniu? Zastanów się też, jakie są plany rozwoju. Lista wymagań ułatwi komunikację z dostawcą. Im precyzyjniej określisz swoje potrzeby, tym większa szansa, że wdrożenie zakończy się sukcesem.
Analiza przedwdrożeniowa
Analiza przedwdrożeniowa systemu WMS to czas na dokładne przyjrzenie się procesom magazynowym. Chodzi o to, żeby jasno określić, które elementy działają dobrze, a które wymagają usprawnienia. Często już na tym etapie wychodzą na jaw problemy, które wcześniej były traktowane jako „normalne”. Dobrze przeprowadzona analiza pozwala zidentyfikować wąskie gardła, nieefektywności i miejsca, gdzie warto wprowadzić automatyzację lub zmianę organizacji pracy. To także czas na rozmowy z zespołem, bo to właśnie pracownicy najlepiej wiedzą, co w magazynie naprawdę działa, a co nie.
Rodzaje systemów WMS i modele wdrożenia
Na rynku dostępnych jest wiele systemów WMS. Od prostych rozwiązań wspierających podstawowe operacje magazynowe, po zaawansowane platformy integrujące się z automatyką, systemami ERP i e-commerce. Wybór zależy głównie od skali działalności, stopnia złożoności procesów i budżetu. Systemy mogą działać lokalnie (tzw. on-premise), są instalowane na serwerach w firmie, albo w modelu chmurowym (Cloud), gdzie dostęp odbywa się przez Internet. Wersja lokalna zapewnia większą kontrolę, ale wiąże się z wyższymi kosztami utrzymania. Chmura z kolei pozwala na szybsze wdrożenie, elastyczność i mniejszą potrzebę inwestycji w infrastrukturę IT. Coraz większą popularność zyskują także modele hybrydowe, łączące cechy obu modeli.
Porównanie modeli wdrożenia systemu WMS
Model SaaS i system WMS w chmurze
Coraz więcej firm decyduje się na system WMS w chmurze, działający w modelu SaaS (Software as a Service). Ten model to sposób korzystania z systemu WMS, który działa w chmurze, czyli przez Internet, bez potrzeby instalowania oprogramowania na firmowych serwerach. Dzięki temu użytkownik nie musi martwić się o aktualizacje, bezpieczeństwo danych czy utrzymanie infrastruktury IT, ponieważ tym wszystkim zajmuje się dostawca usługi. System w chmurze jest dostępny z każdego miejsca i na różnych urządzeniach, co daje dużą elastyczność i ułatwia pracę zdalną. Model SaaS jest często wybierany przez firmy, które chcą szybko wdrożyć WMS, uniknąć dużych inwestycji początkowych i mieć pewność, że system będzie na bieżąco rozwijany i aktualizowany.
4 główne kryteria wyboru systemu WMS
Wybierając system WMS, warto zwrócić uwagę na kilka aspektów. Po pierwsze, czy oprogramowanie odpowiada rzeczywistym potrzebom Twojego magazynu. Nie warto przepłacać za funkcje, które się nie przydadzą. Kolejne ważne kryterium to łatwość obsługi. System powinien być prosty i intuicyjny dla pracowników, by nie generować dodatkowych problemów. Warto też sprawdzić, jak wygląda wsparcie techniczne i możliwość dostosowania systemu do zmieniających się wymagań. Nie bez znaczenia jest integracja z innymi używanymi już narzędziami, jak ERP czy systemy automatyki magazynowej. Na koniec zwróć uwagę na model wdrożenia i koszty. Czy preferujesz system lokalny, w chmurze, a może hybrydę, oraz jak rozkładają się opłaty za licencje, serwis i rozwój.
1. Skalowalność i elastyczność systemu
Ważnym aspektem wyboru systemu WMS jest jego zdolność do rozwoju razem z Twoim magazynem. Skalowalność oznacza, że system będzie działał sprawnie zarówno w małym magazynie, jak i wtedy, gdy liczba towarów, zamówień czy pracowników znacznie wzrośnie. Elastyczność z kolei, to możliwość dostosowania oprogramowania do specyficznych potrzeb firmy. Na przykład w przypadku zmiany procesów, integracji z nowymi urządzeniami czy dodawania nowych funkcji. Dzięki temu system nie stanie się przestarzały zbyt szybko, a Ty unikniesz konieczności wymiany oprogramowania przy każdym większym kroku rozwoju.
2. Interfejs użytkownika i łatwość obsługi
Prostota i intuicyjność interfejsu to element, na który zdecydowanie warto zwrócić uwagę przy wyborze systemu WMS. Pracownicy magazynu często pracują szybko i pod presją czasu, dlatego system powinien być czytelny i łatwy w obsłudze, nawet dla osób, które nie są ekspertami w technologii. Dobry interfejs pozwala szybko odnaleźć potrzebne informacje, zmniejsza ryzyko błędów i minimalizuje czas potrzebny na szkolenia.
3. Funkcjonalności, które powinien oferować dobry WMS
Dobry system WMS powinien wspierać wszystkie najważniejsze etapy pracy magazynu. Im bardziej rozbudowane, ale jednocześnie intuicyjne funkcje, tym większe korzyści dla całego magazynu. Najważniejsze funkcje systemu:
Kompletacja zamówień i zarządzanie lokalizacjami
System pomaga zaplanować i zoptymalizować proces kompletacji, wskazując najkrótsze trasy i precyzyjne miejsca składowania towarów. Dzięki temu zamówienia są realizowane szybciej i z mniejszą liczbą błędów.
Inwentaryzacja magazynowa i zarządzanie zwrotami
WMS ułatwia przeprowadzanie inwentaryzacji, dzięki czemu aktualne stany magazynowe są zawsze wiarygodne. Dodatkowo wspiera obsługę zwrotów, co jest szczególnie ważne w branżach o wysokiej rotacji towarów.
Raportowanie i analityka w WMS
System generuje czytelne raporty i analizy, które pozwalają monitorować efektywność pracy magazynu, identyfikować problemy i podejmować lepsze decyzje biznesowe.
Zarządzanie terminami ważności i zapasami
Dzięki tej funkcji łatwo kontrolować daty przydatności produktów i monitorować poziom zapasów, co minimalizuje ryzyko przeterminowania i braków magazynowych.
4. Integracja systemu WMS z innymi rozwiązaniami
Wybierając system WMS musisz zweryfikować jego możliwości w zakresie integracji z infrastrukturą, którą posiadasz w magazynie lub zamierzasz ją wdrożyć.
Integracja z systemem ERP pozwala na sprawne zarządzanie zamówieniami, fakturami i finansami, a współpraca z oprogramowaniem do automatyki magazynowej usprawnia operacje fizyczne, takie jak transport czy składowanie. Połączenie z platformami e-commerce umożliwia szybkie i dokładne realizowanie zamówień online.
Jak wybrać najlepszego dostawcę systemu WMS dla twojego magazynu?
Ważne jest, by dostawca oferował nie tylko sam system, ale pełne wsparcie od analizy przedwdrożeniowej, przez wdrożenie i szkolenia, aż po serwis i rozwój systemu w przyszłości. Warto zapytać o dotychczasowe realizacje, poprosić o referencje i dokładnie sprawdzić, co faktycznie zawiera oferta. Dobry dostawca, to nie tylko technologiczny partner, ale ktoś, kto posiada bogatą wiedzę z zakresu logistyki magazynowej.
Kryteria oceny dostawcy i oferty
Przy wyborze dostawcy systemu WMS warto zwrócić uwagę na kilka aspektów:
- doświadczenie i referencje – czy firma realizowała podobne projekty i czy klienci są zadowoleni z efektów,
- zakres funkcjonalności oferowanego systemu – powinien odpowiadać specyfice Twojego magazynu i branży,
- jak wygląda wsparcie techniczne i czy dostawca oferuje szkolenia dla użytkowników
- elastyczność systemu – możliwość rozwoju i dostosowania do zmieniających się potrzeb firmy,
- koszt – należy sprawdzić zarówno koszty wdrożenia, jak i utrzymania,
- jak wygląda proces wdrożenia i czy dostawca oferuje pomoc na każdym jego etapie.
Etapy wdrożenia i rola dostawcy systemu
Wdrożenie systemu WMS to proces, który przebiega etapami i wymaga ścisłej współpracy między firmą a dostawcą oprogramowania. Całość zwykle zaczyna się od analizy przedwdrożeniowej, czyli dokładnego zrozumienia procesów magazynowych i określenia celów biznesowych. Następnie system jest konfigurowany i dostosowywany do potrzeb konkretnego magazynu, a także integrowany z innymi narzędziami (np. ERP czy automatyką). Po etapie testów przychodzi czas na szkolenie pracowników i uruchomienie systemu w środowisku produkcyjnym. Rola dostawcy nie ogranicza się jednak tylko do instalacji. Dobry partner wspiera na każdym kroku, doradza optymalne rozwiązania, a po wdrożeniu zapewnia opiekę techniczną, rozwój systemu i reaguje na zmieniające się potrzeby klienta.
Wsparcie techniczne i szkolenia użytkowników
Dobrze przeprowadzone szkolenie pozwala lepiej zrozumieć logikę działania systemu, usprawnia codzienną pracę i minimalizuje ryzyko popełniania błędów. Równie istotne jest stałe wsparcie techniczne. Dostawca powinien być dostępny, gdy pojawią się pytania, potrzeba modyfikacji lub niespodziewane trudności.
Szybka reakcja na zgłoszenia oraz możliwość dalszego rozwoju systemu zgodnie ze zmieniającymi się potrzebami firmy to elementy, które wpływają na długoterminowe powodzenie wdrożenia i zadowolenie zespołu.
Podsumowanie
Wybór odpowiedniego systemu WMS to ważny krok, który wymaga dokładnego zrozumienia specyfiki własnego magazynu i celów biznesowych firmy. Dobrze dobrany system to nie tylko narzędzie do zarządzania zapasami, ale przede wszystkim wsparcie w optymalizacji procesów, redukcji błędów i zwiększeniu efektywności.
Inwestycja w WMS pomaga budować przewagę konkurencyjną, pozwala szybciej reagować na zmieniające się warunki rynkowe i przygotowuje firmę na wyzwania przyszłości. Dlatego decyzja o wyborze powinna być świadoma, oparta na rzetelnej analizie potrzeb i oczekiwań.
