Logistyka zaopatrzenia – przewodnik

Funkcjonowanie niemal każdej branży opiera się w głównej mierze na sprawnej realizacji procesów logistycznych. Szczególne miejsce wśród tych procesów zajmuje logistyka zaopatrzenia. Aby zapewnić działania wytwórcze, w przypadku firm produkcyjnych lub działania dystrybucyjne, w przypadku podmiotów handlowych, materiały niezbędne do ich realizacji muszą być dostarczone na czas, w sposób płynny i niezakłócony.

W poniższym tekście znajdziecie definicję logistyki zaopatrzenia, jej podstawowe zadania w przedsiębiorstwie, dowiecie się jaką pełni rolę w łańcuchu dostaw, poznacie metody optymalizacji zaopatrzenia w firmie oraz problemy z jakimi mierzą się logistycy odpowiedzialni za ten obszar. Zapraszamy do lektury!

Logistyka zaopatrzenia – definicja

Logistyka zaopatrzenia, jako kluczowy element łańcucha dostaw, jest to obszar odpowiedzialny za przepływ materiałów, surowców, półproduktów, wyrobów gotowych od dostawcy do odbiorcy. Materiały mogą być dostarczane do magazynu surowców lub bezpośrednio do zakładu produkcyjnego. Celem logistyki zaopatrzenia jest zapewnienie ciągłości operacyjnej przedsiębiorstwa poprzez optymalne, od strony ekonomicznej, zaspokojenie potrzeb wytwórczych.

Przedstawiona powyżej definicja nie wyczerpuje tematu logistyki zaopatrzenia. Aby lepiej zrozumieć istotę całego procesu należy wymienić jego podstawowe etapy, bez których utrzymanie płynności danego przedsiębiorstwa nie byłoby możliwe.

Pierwszą istotną kwestią jest planowanie. Zapewnia ono nie tylko dostęp do niezbędnych materiałów, ale też zapobiega tworzeniu niepotrzebnych zapasów, które mogą okazać się zbędne.

Etap drugi i trzeci są ściśle ze sobą powiązane, a są to: organizacja i przyjęcie niezbędnych surowców. Żeby usprawnić te cykle, warto odpowiedzieć na 4 proste, lecz kluczowe pytania:

• Co kupić?
• Ile kupić?
• Kiedy kupić?
• Gdzie kupić?

Doświadczony logistyk cały proces rozpoczyna od postawienia powyższych pytań i próbuje szybko znaleźć na nie odpowiedź.

Kolejne aspekty, które są decydujące w logistyce zaopatrzenia to weryfikacja dostarczonych materiałów i umieszczenie ich w ściśle określonym miejscu w magazynie.

Zadania logistyki zaopatrzenia w przedsiębiorstwie

Podstawowe zadania logistyki zaopatrzenia zostały omówione w powyższym akapicie, ale warto te kwestie rozwinąć, by spojrzeć szerzej na cały proces logistyczny.

Poruszając się w obszarze zagadnień związanych z logistyką, pierwsze skojarzenia, które się nasuwają to płynność, optymalizacja, terminowość. Wszystkie powyższe cechy to efekt wypracowanych działań:

• Pierwszym podstawowym zadaniem każdego logistyka zaczynającego swoją przygodę z zaopatrzeniem, powinna być weryfikacja dostawców. Po umieszczeniu na liście sprawdzonych partnerów ma on gwarancję, iż zamówione produkty będą spełniały zarówno normy jakościowe, jak i czasowe. Długotrwała współpraca z dostawcami to także gwarancja optymalizacji kosztów dostawy i zaopatrzenia, a to w logistyce ma niebagatelne znaczenie.

• Kolejnym, nie mniej ważnym zadaniem jest współpraca ze wszystkimi działami firmy, których dotyczy temat zaopatrzenia. Synchronizacja działań każdej jednostki organizacyjnej, wpływa na poprawę jakości i terminowości, a także niweluje problemy związane z niepotrzebnym gromadzeniem nadmiarów materiałowych.

• Do równie ważnych zadań logistyki zaopatrzenia należy magazynowanie zakupionych surowców. Podczas całego procesu „ zakupowego ” konieczne jest zabezpieczenie przestrzeni magazynowej, w taki sposób, by dostarczony towar składowany był w warunkach do tego przystosowanych – w tym celu stosuje się profesjonalne regały magazynowe. Dostęp do materiału, sprawne pobieranie czy bezawaryjne wydawanie ma olbrzymi znaczenie. W przypadku procesu magazynowania niezwykle cenne są analizy wyników metody ABC, opisanej niżej. To dzięki wiedzy, które produkty rotują najczęściej, można w sprawny sposób zaplanować przestrzeń magazynową.

Logistyka zaopatrzenia – kluczowy element łańcucha dostaw

Łańcuch dostaw, to w skrócie, proces od zamówienia do wydania. Gdzie w tym wszystkim logistyka zaopatrzenia? Otóż na samym początku. To właśnie kwestie związane z zaopatrzeniem stanowią trzon całej kooperacji. Wspomniana wyżej analiza zapasów i weryfikacja zapotrzebowania otwiera cały proces. Kontakt z dostawcami, pozyskanie niezbędnego surowca i wreszcie magazynowanie to główne zadania logistyki zaopatrzenia i jednocześnie jeden z etapów łańcucha dostaw.

Pozostałe cykle łańcucha dostaw to produkcja i dystrybucja, ale bez logistyki zaopatrzenia, uruchomionej już w fazie początkowej, nie mogłyby one mieć miejsca.

Jak zorganizować logistykę zaopatrzenia? Metody

Specyfika branży, ilość zamówień, przyjęcie dostaw to wszystko stanowi istotę logistyki zaopatrzenia. Istnieje kilka sposobów zarządzania zaopatrzeniem, jednak najważniejsze z nich to:

• Just – in – time, którego twórcą był Taiichi Ohno. W tym sposobie główną cechą jest redukcja zapasów do minimum. Niezbędne surowce nie są magazynowane, a zamawiane dopiero w momencie zapotrzebowania. Pracując w oparciu o just-in-time należy mieć świadomość, że będzie tu konieczne częste zamawianie niezbędnych surowców, może także pojawić się ryzyko ich braku na rynku, a także niemożność negocjacji cen, w sytuacji, gdy surowiec potrzebny będzie na „już”.
• Zakupy zsynchronizowane z produkcją to najbardziej optymalny sposób. Ryzyko niedotrzymania terminu z zamówieniem czy też niepotrzebne magazynowanie jest właściwie minimalne.
• Zapasy zaopatrzenia to sposób na eliminację ryzyka braku surowca, ale w przypadku tworzenia zapasów niezbędna jest regularna weryfikacja stanów magazynowych. Przeoczenie posiadanych surowców, to ryzyko ich przeterminowania.

Jak w niemal każdym procesie, tak i w logistyce zaopatrzenia do jej poprawnego funkcjonowania niezbędne są analizy zarządzania procesem

Wyróżnia się 2 podstawowe metody:

• metoda ABC – oparta na procedurze wyznaczania krzywej Lorenza. Tworzą ją 3 elementy – weryfikacja dostawców, wyliczenie kosztów zakupów i określenie zapasów ze względu na wartość rocznego kosztu i zużycia. A stanowi niską liczebność asortymentową (5% – 20%), ale wysoką pod względem wartości (nawet 80%); B to wyważone proporcje w obydwóch grupach (liczebność asortymentowa i wartościowa na poziomie ok 20%) i wreszcie C – odwrotnie do A, wysoka wartość produktowa (80%), ale niska kosztowo (5%).
• metoda XYZ – tu asortyment podzielony jest na produkty, które określa się poprzez okres ich eksploatacji. X stanowi część stałą o względnie regularnym zużyciu; Y to asortyment tzw. sezonowy, jego wykorzystanie jest cykliczne i Z-–najtrudniejszy do określenia materiał, jego wykorzystanie jest bardzo nieregularnie, ciężko zaplanować proces zakupów.

Podstawowe problemy w zarządzaniu logistyką zaopatrzenia

Logistyka zaopatrzenia to proces, bez którego funkcjonowanie jakiegokolwiek przedsiębiorstwa nie byłoby możliwe. Przy niewłaściwym zarządzaniu mogą pojawić się problemy, które wpłyną nie tylko na działanie danego etapu w, ale także zaburzą pozostałe procesy w łańcuchu dostaw.

Podstawowym problemem we wszystkich cyklach jest czas. Bez względu na branżę, której dotyczy zarządzanie – zintegrowanie okresu dostawy i produkcji lub dystrybucji, często rodzi problem, dlatego tak istotny jest sposób zarządzania logistyką (omówione wyżej just-in-time czy zapasy zaopatrzenia).

Analizując rozmaite komplikacje w procesie, warto pochylić się nad instrumentami polityki zaopatrzenia, które stworzył H. Pfohl.

To on zauważył problem uzależnienia od dostawców i wskazał politykę zakupów, dzięki której można zredukować ryzyko braku negocjacji lub zbyt długich dostaw, wynikających z wielokilometrowych lokalizacji magazynów dostarczycieli. W tym przypadku, współpracując z określonym dostawcą należy kierować się przede wszystkim jego podejściem w kwestii:

• elastyczności terminów dostaw
• bezpieczeństwa dostaw
• minimalnego czasu dostaw
• zminimalizowanych kosztów dostaw

W celu wyeliminowania problemów związanych z cenami, sposobem pakowania czy transportem, warto wdrożyć w przedsiębiorstwie politykę kontraktów.

Logistyka zaopatrzenia – podsumowanie

Logistyka zaopatrzenia to istotny element w łańcuchu dostaw. Integracja pracy działu zaopatrzenia, produkcji i magazynu jest na tym etapie konieczna, by cała operacja pozbawiona była błędów i mogła przebiegać w sposób płynny i bezproblemowy.

Zaburzenia łańcucha dostaw, spowodowane pandemią Covid-19, postawiły przed osobami zarządzającymi zaopatrzeniem w firmach produkcyjnych szereg nowych wyzwań. Należy mieć nadzieję, że większość przedsiębiorstw wyjdzie z tych perturbacji obronną ręką, a wypracowane w tym czasie metody oraz nowe standardy w logistyce zaopatrzenia na stałe wpiszą się w krajobraz biznesowy w Polsce, jak i na całym świecie.